Conheça 4 motivos para agilizar a cobrança eletrônica
Uma empresa bem desenvolvida sabe que precisa adotar um sistema para faturamento eficiente para um controle contábil adequado sobre os seus investimentos e operações. Afinal, sem um planejamento financeiro, nenhuma empresa consegue sobreviver por muito tempo.
Para somar a esse fato, o mercado se mostra cada vez mais competitivo. Nesse cenário, os empresários que querem se destacar perante os concorrentes precisam prestar atenção na maneira como as operações financeiras são administradas. Seja no controle de fluxo de caixa ou fornecimento de mercadorias pelos fornecedores, a verdade é que um sistema informatizado faz toda a diferença para o sucesso do empreendimento.
Se você é empresário, diretor ou administrador de uma empresa, este post será muito útil para você. Explicaremos o que é e quais são os principais benefícios de um sistema para faturamento para PMEs. Acompanhe a leitura
O que é um sistema para faturamento?
Trata-se de um mecanismo automatizado do tipo Enterprise Resource Planning (ERP). Essa ferramenta tecnológica funciona como um sistema integrado de gestão empresarial que, por meio de um software, permite a gestão financeira diária das empresas por conta da automatização dos processos.
Nesse sentido, um sistema para faturamento otimiza os serviços e proporciona um controle sobre o faturamento da empresa. Além disso, permite fazer a emissão de notas fiscais eletrônicas. Ele funciona de maneira integrada com diversas outras áreas do empreendimento, como financeiro, vendas, contabilidade, compras, produção e logística.
Esse sistema inovador veio para ficar. Ainda mais se pensarmos como o número de operações e demandas é muito alto, o que justifica a necessidade de informatizar o fluxo de informações do negócio.
Portanto, ele é uma excelente alternativa para substituir o controle das operações por meio de planilhas criadas por programas como o Excel, no qual os dados são inseridos de forma manual — uma tarefa desgastante e pouco eficiente.
Quais são os principais benefícios que ele proporciona?
Apresentaremos a seguir as vantagens que esse mecanismo automatizado oferece para o gerenciamento financeiro das empresas.
1. Redução de custos e erros
Um sistema para faturamento diminui as despesas e os erros decorrentes do processamento de dados. Como o software é um mecanismo programável, ele tem a capacidade de realizar atividades rotineiras de forma mais rápida e eficiente.
Desse modo, a equipe conseguirá otimizar suas tarefas e produzir mais em muito menos tempo. Como consequência, terá mais tempo disponível para prestar atenção em outras questões. Logo, os custos com os funcionários diminuem — e os lucros do negócio podem aumentar.
Além disso, como esse sistema é informatizado, as chances de ocorrerem erros e falhas no processamento dos dados são praticamente nulas. Isso significa que a necessidade de refazer o trabalho é bem menor.
Da mesma forma, possíveis despesas eventuais, como multas, poderão ser compensadas devido a um controle e acompanhamento mais apurado.
2. Maior controle sobre as operações da empresa
O sistema fará o gerenciamento de todas as operações que acontecem dentro da empresa, desde o contrato que envolve a compra de mercadorias dos fornecedores até a logística para a sua entrega, o fluxo de entrada e a saída de caixa, a taxa de lucratividade etc.
Assim, por exemplo, quando é feita uma compra de determinado produto, é gerada uma nota fiscal que fica no sistema como um título que deverá ser pago.
Como esse sistema permite que as áreas da empresa trabalhem de forma integrada, é possível que o setor de estoque passe informações sobre a quantidade de mercadorias disponíveis, o que precisa ser comprado, quais os produtos que têm mais rotatividade e devem receber maior atenção e investimentos etc. Assim, a equipe de vendas poderá vender o item.
3. Manutenção de um bom controle financeiro para a empresa
O setor financeiro executa uma variedade de tarefas: pagar contas, firmar contratos, conferir os valores, acompanhar o fluxo de caixa etc. Diante desse cenário, o sistema automatizado atua de maneira a desafogar as funções dos colaboradores, pois permite manter um controle.
Desse modo, um sistema de gestão ajuda na elaboração de relatórios contendo operações financeiras e emite pareceres relativos a pagamentos, dentre outras atividades, como acompanhar a comissão recebida pelos vendedores, saber onde o dinheiro é investido, ter acesso à lista de clientes inadimplentes etc.
4. Maior segurança para fazer faturamentos
Como já vimos, a possibilidade de erros causados por um sistema automatizado é bem pequena, se comparada com o trabalho feito por pessoas comuns.
Desse modo, o gestor tem mais segurança no momento de fazer o seu planejamento operacional futuro e definir metas e objetivos, uma vez que os dados e as informações que constam no software correspondem à realidade e, assim, estão aptos a embasar tomadas de decisões mais acertadas e precisas.
Além disso, os riscos de furto de informações ou fraudes — incluindo aí a alteração dos dados — é bem pequena. Os usuários podem acessar o sistema por meio de um cadastro feito previamente, contendo login e senha. Dessa forma, apenas pessoas autorizadas têm acesso aos arquivos contidos ali.
Ainda assim, o sistema mantém uma espécie de histórico no caso de uma possível alteração e valores referentes às operações das empresas.
5. Maior fluidez das operações no dia a dia
Uma empresa que ainda faz o controle manualmente tem uma produtividade menor, uma vez que leva tempo para coletar informações financeiras e organizá-las em planilhas. Por outro lado, o sistema de gestão informatizado proporciona fluidez e praticidade na execução dessa tarefa. Dessa forma, o gerenciamento das finanças se torna menos complexo e mais ágil.
Um dos benefícios de um sistema ERP online é a unificação dos dados. Isso é importante para que as informações e atividades de todos os departamentos e filiais estejam acessíveis em um lugar só.
As inovações tecnológicas trouxeram transformações em diversos setores de um empreendimento. Nesse sentido, a adoção de um sistema para faturamento possibilita a otimização das funções contábeis e financeiras nas empresas. Dessa forma, essa área passa a ter agilidade e eficiência; consequentemente, a produtividade aumenta.
Agora que você já conhece os benefícios oferecidos por um software de faturamento, que tal adotá-lo em seu negócio? Existem plataformas integradas de ERP em nuvem que garantem segurança e praticidade. Conheça agora o sistema NetSuite e otimize as operações realizadas na sua empresa!
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