Como integrar informações com uso de ferramentas colaborativas?

As ferramentas colaborativas são um desenvolvimento relativamente recente na tecnologia. No entanto, já dominam o panorama de relacionamentos em grande parte das empresas. O motivo? Elas alavancam a produtividade da equipe, permitem a colaboração entre departamentos e tornam o compartilhamento de informações uma tarefa mais simples.

Que tal conhecer o conceito de ferramentas colaborativas e quais são as principais delas disponíveis no mercado? Respondemos suas principais dúvidas sobre o tema!

O que são ferramentas colaborativas?

Ferramentas colaborativas são aquelas que propiciam uma melhor integração entre os departamentos de uma empresa, de modo que eles estejam sempre alinhados. Elas ajudam a aumentar a produtividade dos negócios, uma vez que permitem que profissionais coordenem suas atividades para trazer tanto valor quanto possível para o empreendimento.

Podendo ser tão simples quanto um quadro branco em uma sala de reunião e tão complexas quanto sistemas na nuvem, criptografados e capazes de proteger as informações empresariais a qualquer momento, ferramentas de colaboração existem desde a década de 1980. Seu papel é melhorar fluxos de trabalho e criar entregas mais precisas.

Que ferramentas colaborativas usar?

Confira algumas das ferramentas colaborativas disponíveis hoje.

Centros de Serviços Compartilhado

Um Centro de Serviços Compartilhado na nuvem é uma das ferramentas colaborativas mais acessíveis para os negócios. Eles disponibilizam serviços que aceleram a gestão, facilitando a análise de indicadores de performance, recursos que conectam seus funcionários ao ambiente de trabalho, mesmo que eles estejam fora do escritório e sistemas de atendimento que avaliam o desempenho da equipe.

Por isso, tratam-se de ótimas opções, que permitem reduzir custos, identificar desperdícios e flexibilizar a rotina de trabalho.

Software de videoconferência/VoIP

Ferramentas como o Skype são muito mais do que softwares que você usa para falar com familiares. Eles são importantes recursos para gerenciar projetos, permitindo que pessoas se reúnam e discutam ideias mesmo à distância.

Dessa forma, é possível economizar centenas de milhares de reais — dependendo da complexidade de cada empresa — sem interromper o andamento dos processos. As opções gratuitas são o suficiente para usuários domésticos, mas caso escolha adotar algum software desse tipo, os planos premium costumam oferecer vantagens tanto em escalabilidade quanto na disponibilização de serviços exclusivos.

Provedores de armazenamento em nuvem

Colaborar é sempre mais fácil quando transmitir e editar arquivos simultaneamente é uma possibilidade. Afinal, quatro mãos trabalham bem melhor do que duas.

Por isso, recursos online como Dropbox e Google Drive são algumas das ferramentas colaborativas mais populares no mundo. Graças ao compartilhamento de arquivos proporcionado por softwares como esses, equipes conseguem ter acesso a documentos, editá-los e economizar tempo com o transporte de informações, já que estas são atualizadas automaticamente toda vez que alguém modifica um arquivo.

Quais os benefícios de integrar informações?

Dentre os vários benefícios de integrar informações com o uso de ferramentas colaborativas, temos:

• melhorias no atendimento ao cliente, proporcionadas por sistemas que conectam informações em tempo real;
• mais agilidade nos processos;
• visibilidade para que gestores acompanhem melhor o dia a dia das equipes; e
• documentação atualizada de tudo que acontece em seus sistemas.

Integrar as informações de uma empresa utilizando ferramentas colaborativas pode acelerar o crescimento e simplificar a rotina de trabalho. Por isso, considere as opções listadas aqui ao repensar como sua equipe se relaciona. Elas facilitarão a troca de informações e tornarão a vida dos colaboradores muito mais simples.

Gostou de conhecer melhor as ferramentas colaborativas e os benefícios delas? Então aproveite para conhecer um pouco mais sobre as Soluções Inove!