Quais relatórios fiscais devem ser enviados para a contabilidade?

Os relatórios fiscais de uma empresa devem estar devidamente organizados para atenderem a todas as determinações da legislação brasileira. Para isso, contar com uma equipe de contabilidade para lidar com a escrituração contábil e o registro de movimentações financeiras, além da declaração do Imposto de Renda é imprescindível.

Porém, cabe ao gestor encaminhar para a equipe responsável todos os comprovantes e dados de que ela precisa para desempenhar as tarefas com excelência. Que comprovantes não podem deixar de ser repassados pela sua empresa ao time contábil e qual é a importância de cada um deles? Como um sistema ERP pode ajudá-lo a consolidar estes dados? Continue a leitura e descubra!

Notas fiscais

As notas fiscais estão entre os documentos mais importantes que devem ser enviados para a contabilidade, visto que o encaminhamento delas para declaração faz parte das obrigações legais. Por serem documentos oficiais de faturamento da empresa, elas devem ser emitidas toda vez que o negócio vender produtos ou serviços, sendo que não fazer isso constitui crime de sonegação.

Hoje, com a NF-e (Nota Fiscal eletrônica), não é mais preciso fazer a impressão de todas as vias desse documento, mas encaminhar o arquivo XML para a equipe de contabilidade é responsabilidade da gestão. A eliminação da necessidade de digitalizá-las e de enviar cópias físicas, porém, já poupa muito trabalho e recursos dentro da empresa.

Fique atento: além das notas emitidas, aquelas recebidas de fornecedores também precisam ser entregues para o contador. Por isso, sempre guarde as NF-es de compras para não ter problemas com relatórios fiscais.

Extratos bancários

Há, nas empresas, dois tipos de recebimentos: os operacionais e os financeiros. Enquanto os primeiros dizem respeito à realização das atividades do negócio, como prestação de serviços ou venda de produtos, os segundos são gerados pelo rendimento de aplicações financeiras.

Ambos constam nos extratos bancários, que devem ser enviados ao time de contabilidade para devida declaração. O pagamento de tarifas à instituição financeira, como as referentes à manutenção da conta e ao custo das transferências realizadas mensalmente, deve obrigatoriamente constar nesses resumos de movimentação bancária e serão declarados como despesas nos relatórios fiscais.

Cópias das contas pagas

Todos os pagamentos rotineiros devem ser notificados à contabilidade. Quer a empresa tenha adquirido canetas e resmas de papel ou um novo computador, guardar os comprovantes dessas transações e encaminhá-los é uma tarefa que não pode ser negligenciada.

No entanto, quando nos referimos a contas pagas, estamos falando especificamente dos dados de despesas que não geram notas fiscais, como o pagamento de encargos de energia, água e telefone.

Cópias de cada conta e dos seus respectivos comprovantes de pagamento devem ser armazenadas por até cinco anos. Algumas prestadoras, ao final do período fiscal, emitem comprovantes de quitação que também devem ser arquivados pela empresa por segurança.

Se esse for o caso da sua companhia de energia elétrica, fornecimento de água ou de outras utilidades, você pode encontrar o documento referente a isso no site do fornecedor.

Extratos de meios de pagamento

Sua empresa provavelmente não recebe todos os pagamentos em dinheiro ou transferências bancárias, que são registradas automaticamente no extrato. O principal motivo disso é a utilização de meios de pagamento como máquinas de cartão e sistemas de venda online, como os emissores de boleto.

Os extratos dessas movimentações, porém, são documentos essenciais para os relatórios fiscais e neles deve constar cada movimentação. Lançar com precisão cada pagamento no sistema ERP, portanto, é responsabilidade da equipe e deve ser feito antes mesmo que eles sejam liquidados.

Recebíveis que não são pagos à vista pelas operadoras (como os dos cartões de crédito) precisam ser incluídos nos controles da contabilidade de maneira detalhada para que a escrituração contábil corra com exatidão. Eles também deverão ser armazenados como direitos a receber pelos profissionais contábeis até que sejam pagos.

Documentos gerados pela contratação de autônomos

Pode ser que alguns profissionais autônomos, como pedreiros e pintores, não emitam nota. Todavia, cabe à gestão declarar aquilo que pagou pelo trabalho desses contratados e cumprir com as respectivas contribuições que são de direito deles.

Recibos e contratos de prestação vão exigir que a sua empresa recolha o IR e a contribuição previdenciária desse profissional e toda a documentação disso deve ser repassada à contabilidade como parte dos relatórios fiscais.

Comprovantes de quitação da folha de pagamento

Assim como devem ser entregues aos contadores os documentos referentes ao pagamento dos serviços de autônomos, o mesmo precisa ser feito para quem trabalha sob o regime CLT. Todas as obrigações, como o recolhimento do FGTS, a contribuição previdenciária, o pagamento de férias e as mudanças de salário, além das folhas de pagamento, devem estar organizadas e acessíveis.

Com o eSocial, ficou muito mais fácil acessar essas informações e repassá-las à equipe contábil. Desde janeiro de 2019, a implementação do sistema em empresas privadas, mesmo aquelas optantes pelo Simples Nacional, tornou-se obrigatória.

Cópias de pagamentos de impostos e encargos

Da mesma maneira como faz com outros pagamentos, você deve manter os comprovantes do Imposto de Renda e de outros encargos financeiros, como impostos estaduais e municipais.

Esses dados não servirão apenas para manter o contabilista informado a respeito das despesas empresariais, mas também para antecipar pagamentos que a empresa terá que fazer no futuro. Quando organizados, eles dão ideia de quanto deve ser aprovisionado para cobrir tais despesas recorrentes.

Da mesma forma, o pagamento de multas e juros decorrentes dos atrasos na quitação das obrigações precisam ser comprovados. O lançamento deles é feito isoladamente, com data, origem, destino e valor total especificados.

Despesas pagas por sócios ou funcionários

Precisou pagar alguma conta ou o seu colaborador fez isso? O comprovante também deverá ser anexado para a equipe de contabilidade, junto da comprovação de ressarcimento e da identificação da fonte pagadora. Essas despesas operacionais fazem grande diferença na maneira como os impostos são calculados e não podem ser esquecidas, por menores que sejam.

Sistemas ERP serão de grande ajuda para que a sua empresa cumpra com todas as disposições legais quando o assunto é a contabilidade. Com eles, você organiza as movimentações financeiras, os documentos referentes a elas e tem a garantia de que os relatórios fiscais serão gerados sem erros e com rapidez.

Como benefício adicional, os ERPs geram dados para que a organização entenda melhor como gasta e em que áreas pode poupar. Oferecendo maior visibilidade sobre o aspecto financeiro do negócio, eles são parceiros na otimização de processos internos.

Gostou dessas orientações para lidar com os relatórios fiscais da empresa? Deixe um comentário para tirar suas dúvidas ou para nos contar suas experiências nesse assunto!

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