Produtividade no trabalho: desvende alguns mitos sobre o assunto

O objetivo da produtividade no trabalho é gastar menos tempo cumprindo as tarefas sob sua responsabilidade ou gerindo equipes, a fim de manter a qualidade e alcançar os melhores resultados. Com isso, também será possível aplicar melhor os esforços em prol das estratégias corporativas, elevando a qualidade da empresa como um todo.

Muito se fala sobre fórmulas para conquistar a melhor performance como gestor em uma companhia. Contudo, será que todas as ideias divulgadas para aumentar a produtividade funcionam?

Neste post, decidimos desvendar alguns dos grandes mitos sobre esse tema. Para isso, vamos mostrar o que realmente funciona ou não. Acompanhe!

Levantar cedo para poder realizar todas as suas tarefas

Já é bem antigo esse mito de que se você acordar cedo, milagrosamente poderá resolver todos os seus problemas de produtividade

Na verdade, isso começou com uma publicação do biólogo Christoph Randler, em que ele apontava que essas pessoas eram de fato mais produtivas. Em seguida, ele defendeu um estudo sobre isso na Harvard Business Review.

Muita discussão sobre o “early riser = mais produtivo” veio disso, mas na realidade ele só concluiu que as pessoas que acordam mais cedo têm uma mentalidade mais proativa. Portanto, elas estão dispostas a enfrentar mais coisas ao longo do dia.

Seus resultados equivalem à forma como encaramos as coisas, ou seja, levantar cedo seria sinônimo de ter um dia cheio de tarefas cumpridas.

Trabalhar sob pressão traz melhores resultados

Outro mito popular sobre produtividade no trabalho afirma que a melhor maneira de alcançá-la é estar sob pressão. É algo do tipo: se force para fazer um determinado número de tarefas em tanto tempo. E por aí vai. No entanto, a verdade é exatamente o contrário.

Um antigo estudo publicado no Journal of Personality and Social Psychology desmascarou essa ideia e afirmou que sua força de vontade é limitada. Por isso, é importante usá-la sabiamente.

Como analogia: quando você chicoteia um cavalo para obter mais velocidade, isso passa a não funcionar mais depois de um tempo. O mesmo acontece conosco e nossas equipes. Então, o melhor é fazer algumas pausas, mudar de projeto por um tempo ou buscar se distrair para aliviar a pressão.

Só é possível ter produtividade no trabalho estando presente o tempo todo no escritório

Quem acompanha as grandes novidades do mercado sabe que hoje duas das grandes tendências têm sido o sistema home office e a gestão virtual.

Apesar disso, a presença no escritório ainda faz parte de um grande mito sobre produtividade, em especial na mente de alguns gerentes e equipes de RH. Muitas pessoas ainda acreditam na ideia de que “se eu não puder vê-los, eles não estão trabalhando”.

Felizmente, a ciência também esclarece esse ponto. Uma pesquisa realizada pela SOBRATT (Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades) contou com a participação de 325 empresas. O estudo demonstra que os principais ganhos utilizando métodos home office são com produtividade (54%) e também com o aumento da satisfação dos colaboradores (85%).

Trabalhar mais horas é uma forma de aumentar a produtividade

Muitos gerentes cultivam uma cultura de trabalhar muitas horas. Os funcionários temem sair do escritório antes dos chefes e são valorizados aqueles que sacrificam um tempo que poderia ser passado com a família.

Na verdade, isso é um mito. Ficar mais tempo no ambiente de trabalho pode ser um sinal de profissional com perfil enrolado. Quem é produtivo mesmo consegue terminar as tarefas de forma rápida e eficiente. Um estudo do grupo Draugiem mostrou que os funcionários entre os 10% mais produtivos não trabalham mais horas — e que, na verdade, fazem intervalos frequentes.

Existe uma técnica mágica para aumentar a produtividade

Você já deve ter lido a respeito de várias rotinas e práticas para aumentar a produtividade: a técnica Pomodoro, o método Ação etc. A verdade é que cada pessoa precisa encontrar o método mais adequado para si e para a própria rotina. Em alguns ambientes de trabalho e posições, é mais fácil organizar a própria rotina. Já quem trabalha com atendimento a clientes, por exemplo, não tem como controlar os telefonemas e as chamadas.

Não existe relação entre produtividade e ERP

O desenvolvimento tecnológico está diretamente ligado ao crescimento da produtividade e da riqueza. Portanto, nenhum negócio consegue inovar e competir sem investir nas ferramentas adequadas. Um programa de ERP, por exemplo, ajuda a administração a integrar os diferentes setores da empresa e a tomar decisões melhores, bem como identificar gargalos e reduzir desperdícios.

Por outro lado, um software de CRM, ao reunir em uma só plataforma todas as informações a respeito de clientes e consumidores em potencial, pode aumentar a produtividade das equipes de vendas, marketing e atendimento.

O programa também pode ser usado para automatizar tarefas, como o envio de e-mails, deixando mais tempo para que a equipe possa trabalhar em atividades de maior valor.

Basta investir em tecnologia para ter resultados imediatos

Aumentar a produtividade não é um resultado automático do investimento em tecnologia. É preciso cultivar uma cultura — ou seja, uma rotina de comportamento — para que os funcionários aproveitem a nova ferramenta ao máximo.

Em qualquer escritório, um dos grandes vilões da produtividade é a caixa de e-mail. Receber mensagens é uma constante distração — e muitos e-mails são irrelevantes para a maior parte dos destinatários. Pior ainda é a troca constante de e-mails com anexos de versões atualizadas de um mesmo arquivo.

A liderança da empresa precisa dar o exemplo e usar e-mails apenas para fornecer o link de um arquivo, cuja única versão ficará em um drive compartilhado ou em um servidor em nuvem. Dessa forma, todos trabalham sempre em uma única versão e não é necessário lotar a caixa de entrada com anexos pesados.

Aumentar a produtividade é um desafio constante em todas as empresas. O uso de novas ferramentas, como ERP e CRM, tem ajudado muito a integrar informações e a reduzir o retrabalho de funcionários. No fim das contas, o importante é encontrar um método que funcione para o negócio.

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