Entenda o papel da tecnologia na gestão de ativos
Manter o controle sobre o que está no estoque da sua empresa é importante para não perder vendas e nem produtos — sendo o inventário de estoque a principal ferramenta para evitar esses problemas.
O recurso ajuda a calcular o que precisa ser encomendado, quantos itens estão nos armazéns, além de trazer visibilidade para a gestão, que poderá avaliar rapidamente quanto de capital imobilizado tem nos armazéns.
Em setores como o varejo, o inventário de estoque é um recurso importante para a movimentação financeira do negócio. Sem ele, ações simples, como uma promoção, ficam inviáveis, e processos mais complexos, como os logísticos, se tornam mais onerosos e menos precisos.
No artigo de hoje listamos os sete passos fundamentais para a realização de um inventário de estoque. Pronto para aprender? Então, continue a leitura!
Passo 1: identifique o tipo de inventário que quer fazer
Há dois tipos de inventário de estoque: o rotativo e o periódico. Cada um deles traz informações diferentes para o negócio e, por isso, é preciso conhecê-los bem.
O inventário rotativo é atualizado em períodos cíclicos, de acordo com a demanda da empresa para suprir uma determinada necessidade (ex.: estocar mais um produto X). Ele pode ser feito diariamente, semanalmente ou quinzenalmente.
Já o inventário periódico é realizado para atualizar informações do sistema de estoque ou para elaborar demonstrativos financeiros — sendo mais comum ao final de um período fiscal.
Dessa forma, saber a diferença entre eles é importante para escolher qual deseja fazer. O inventário certo respeita a dinâmica da logística e o fluxo financeiro da empresa. Portanto, identifique-o antes de dar andamento aos próximos passos.
Passo 2: defina o momento ideal
O dia de inventário não será um dia comum na sua loja. Então, se muitas entradas e saídas estiverem acontecendo, o processo poderá levar mais tempo do que deveria, além de estar sujeito a falhas. Por isso, é importante identificar o dia ideal para fazê-lo, optando sempre por períodos de menor movimento.
Os feriados são uma ótima oportunidade para destacar parte da equipe para fazer o inventário de estoque. Com tudo parado fica bem mais fácil estimar com precisão o que tem nas prateleiras.
Passo 3: crie um sistema para o inventário de estoque
Se essa for a sua primeira vez fazendo um inventário de estoque, ou estiver pensando em modificar a maneira como a sua empresa calcula o que está parado nos armazéns, é preciso investir no planejamento.
Determinar a maneira certa de categorizar, descrever e registrar cada item simplificará consideravelmente os inventários futuros, e é algo que deve ser feito o quanto antes.
Para isso, crie um sistema para o inventário de estoque e faça a documentação de todo o processo. Assim, se no futuro você não estiver disponível para realizar essas tarefas, outros membros da equipe terão facilidade em concluí-la.
Além disso, separe e organize os produtos, especifique bem a categoria de cada um deles, crie códigos de barras para identificá-los e conte cada item, verificando as unidades disponíveis para confirmar as informações.
Passo 4: organize os espaços no armazém
Inventariar não é apenas contar os produtos no estoque. Organizar melhor o armazém também deve ser parte da tarefa, que tem um efeito bastante positivo na performance dos seus colaboradores. Afinal, quanto mais fácil for encontrar um item, menos tempo será perdido na logística — e mais satisfeitos ficarão os consumidores.
Portanto, ao criar um sistema para organizar os armazéns, defina também como distribuir o estoque pelo espaço, para que seja intuitivo: identifique onde está cada grupo de itens, numere ou dê nomes às prateleiras, e separe áreas do armazém em setores e quadrantes, cruzando os dados de estoque com a localização física de cada item.
Passo 5: estabeleça um método de contagem
Contar os itens um a um é a forma mais segura de certificar da precisão do inventário de estoque. No entanto, cada negócio tem uma realidade distinta em seu armazém. Assim, dependendo daquilo que é comercializado, um “item” pode ter significados diferentes. Em um supermercado, por exemplo, é melhor contar cada cerveja ou caixas com 12 delas? Isso precisa ser preestabelecido!
Se não houver um padrão, ao conferir o estoque você poderá se confundir ou notar discrepâncias nos números. O ideal é que, mesmo que sejam incluídos no inventário grupos de itens — como as caixas de cerveja mencionadas —, as unidades também sejam verificadas para a certificação de que todas estão no seu estoque.
Passo 6: faça uma recontagem ao final do processo
Só é possível atingir a precisão na contagem do estoque se ela for verificada de acordo com a mesma metodologia definida para a sua organização. Para ter certeza de que tudo correu bem com o inventário do estoque, é essencial finalizar o processo fazendo uma recontagem.
Para isso, é preciso garantir que os dados no sistema representem, de fato, o que está fisicamente na loja.
Passo 7: aposte em um software de gestão
A maioria das tarefas repetitivas que realizamos no dia a dia ficam melhores quando são automatizadas, não é mesmo? Com o inventário de estoque isso não é diferente! Implementar tecnologias, como sistemas ERP, é uma maneira de facilitar o processo, além de poupar o tempo e trabalho de sua equipe.
Isso porque os softwares de gestão ajudam a manter todas as informações atualizadas já no momento da compra, para que nada entre ou saia dos armazéns sem que seja notificado à gestão. Dessa forma, a empresa tem mais precisão nas estimativas de compras e fica com menos capital imobilizado.
Ademais, varejistas precisam controlar de perto os estoques de suas lojas para não perderem dinheiro. Para fazer isso sem grandes desafios, um software ERP também aparece como uma excelente solução. Afinal, embora o controle de estoque não seja uma tarefa impossível, é uma atividade que exige um bom planejamento para chegar a números consistentes.
Assim, um sistema automatizado será um grande parceiro para controlar não só o que há nas suas prateleiras, mas também para obter muitos outros dados relevantes para as tomadas de decisão dentro da empresa.
Pronto! Agora você já sabe como fazer um inventário de estoque eficiente. Lembre-se que esse é um recurso essencial para que as movimentações financeiras da sua empresa sejam feitas de maneira assertiva.
Investir em tecnologia para melhorar tarefas como o inventário de estoque colocará a sua empresa na frente das demais. Gostou da ideia? Continue aprendendo conosco e descubra a importância e vantagens de automatizar o seu negócio!
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