Gestão Virtual: Como gerenciar projetos pela internet?

As mudanças no cenário corporativo fizeram com que muitas empresas adotassem uma nova estrutura interna, como o trabalho a distância. Exemplos disso são os representantes comerciais, equipes de TI que alocam recursos diretamente no cliente, e prestadoras de serviços ou mesmo companhias que adotam o home office. Em todos esses casos a gestão virtual se torna fundamental para acompanhar projetos e desenvolvimento das tarefas.

Como deve ser planejada a gestão virtual?

Como a gestão virtual é uma necessidade real para cada vez mais empresas, é necessário identificar como essa solução deve ser implementada para que esteja alinhada aos objetivos da empresa, além de ser eficaz para os funcionários que trabalham à distância. Para isso, o primeiro aspecto fundamental de uma boa gestão virtual é o planejamento.

O planejamento da gestão virtual inclui o conhecimento dos demais participantes por todos os envolvidos, das responsabilidades de cada um e de a quem devem se reportar. Essa organização permite uma melhor fluidez do projeto e mais dinâmica entre os envolvidos, que devem ter canais de comunicação diretos e práticos. O líder deve ser capaz de identificar pontos de fragilidade na equipe e avaliar a origem das dificuldades. Alguns aspectos importantes da gestão virtual são:

• definição de metas e prazos adequados para entregas;
• mais de um canal de comunicação entre os envolvidos;
• listas de tarefas concluídas, em andamento e futuras;
• planejamento para gerenciar crises no projeto quando necessário;
• confiança entre membros da equipe e entre líder-colaborador;
• capacidade de avaliar os resultados de um projeto com todos os envolvidos.

Essas precauções garantem que a equipe não terá problemas de se comunicar em casos urgentes. Além disso, exige que haja um compromisso de cada membro da equipe com metas, prazos e tarefas, e a responsabilidade de avaliar o resultado final, identificar se houve problemas e como preveni-los no futuro.

Quais são os recursos disponíveis para uma boa gestão virtual?

Para uma gestão virtual eficaz, devemos destacar como é fundamental contar com planejamento prévio de cada projeto. e a importância de ferramentas que deem suporte às atividades. Nesse aspecto, existem diversos recursos disponíveis para controlar os fluxos de trabalho e também facilitar a comunicação entre os integrantes da equipe.

Teamwork Projects

O Teamwork Projects é uma ferramenta de gerenciamento de atividades, que permite a organização por projetos, nos quais todas as tarefas podem ser listadas, com nomeação do responsável, prazo de entrega e controle de horas dedicadas a cada tarefa.

Mesmo não se tratando de um sistema inovador, o Teamwork reúne as praticidades de outros softwares e continua em constante aprimoramento. Ele pode ser acessado via web ou mobile e possui uma integração direta com o e-mail. A versão gratuita da ferramenta pode ser usada para 2 projetos ativos, com uso para freelancers, mas também existe a opção que permite gerenciar diversos projetos ao mesmo tempo e é indicada para empresas.

Dynamics 365 for Sales

As ferramentas de CRM (Customer relationship management) permitem organizar o relacionamento com o cliente desde o primeiro contato até o pós-venda e também são importantes para a gestão interna de uma campanha. Uma opção que oferece essas facilidades de forma organizada e prática é o Microsoft Dynamics 365 for Sales que pode ser usado para:

• segmentação de clientes;
• planejamento e execução de campanhas;
• elaboração de análises e relatórios;
• melhor integração entre equipes de vendas e marketing;
• integração com outros recursos digitais, como portais.

O Microsoft Dynamics 365 for Sales é muito flexível e permite diversos usuários ativos, aumentando a personalização da ferramenta que pode ser adequada às necessidades da empresa, inclusive no que se refere à gestão virtual e acompanhamento a distância.

Skype for Business

Amplamente utilizado por empresas de diferentes segmentos, o Skype for Business permite o diálogo no dia a dia, mas também tem recursos muito úteis para gestão virtual, como:

• chamadas de vídeos com até 250 participantes;
• integração com o Outlook para acesso à agenda;
• segurança corporativa com gerenciamento de contas de funcionários.

Existem diversas ferramentas que auxiliam a gestão virtual eficiente em um negócio, e entre elas está o Office 365. Confira nosso post explicando melhor essa solução: 5 razões imperdíveis para utilizar o Office 365 na sua empresa!