ERP na nuvem X ERP físico: qual é a melhor opção para sua empresa?
Fazer a Gestão Eletrônica de Documentos, ou GED, é organizar os arquivos corporativos de maneira otimizada, trazendo essas informações para o mundo digital, a fim de que elas se tornem mais acessíveis para os colaboradores. Todo o processo tem como objetivo automatizar uma área da gestão que, quando mal administrada, gera uma porção de problemas no cotidiano.
Essa estratégia de gerenciamento é mais eficaz tanto na preservação de documentos quanto na proteção deles. Entenda melhor como ela funciona, o que fazer para aplicá-la na sua empresa e quais são as vantagens de investir em GED. Boa leitura!
O que é Gestão Eletrônica de Documentos?
Gestão Eletrônica de Documentos não é apenas escanear os arquivos que a sua empresa mantém e armazená-los nos servidores locais ou na nuvem. Trata-se da implantação de uma nova política de dados, de sistemas capazes de torná-los acessíveis e de protegê-los e da definição de regras para o acesso a eles.
GED é criar processos de comunicação mais precisos, integrar informações e certificar-se de que sempre poderão ser encontradas por quem precisa delas.
A iniciativa proporciona um excelente custo-benefício na administração de documentos, resultando em melhorias significativas na produtividade dos colaboradores e gerando backups automáticos de informações relevantes do negócio.
Como implantar GED na minha empresa?
Para obter sucesso na implantação da GED, siga os 3 passos abaixo.
Passo 1: disponibilize uma equipe para a tarefa
Alguns colaboradores conhecem melhor os arquivos que estão armazenados em papel. Eles devem ser incluídos na equipe responsável pela implantação ou estar em contato direto com ela, para agilizar o processo e garantir que corra bem, unificando arquivos da mesma natureza e organizando-os de maneira intuitiva.
Empresas com grande volume de papéis podem terceirizar essa atividade, mas devem orientá-la.
Passo 2: crie uma metodologia
Provavelmente, seus funcionários já arquivam documentos de acordo com uma lógica. Ela pode servir de inspiração para a metodologia organizacional que será adotada na GED.
Cada negócio terá necessidades específicas, dependendo de quantas áreas mantém ou do número de escritórios.
Passo 3: estabeleça uma política de acesso
A Gestão Eletrônica de Documentos serve como uma oportunidade para proteger melhor as informações da empresa. Por isso, estabeleça critérios em relação a quem pode ter acesso a um dado. Aponte um nível de sigilo para os arquivos e defina uma hierarquia que restrinja o acesso a eles.
Quais as vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos?
Como processo de negócios, a Gestão Eletrônica de Documentos traz uma série de benefícios para as empresas. O primeiro deles é acessibilidade à informação, que, quando armazenada em sistemas em nuvem, torna-se disponível para as equipes de que dela necessitam, de qualquer lugar e a qualquer momento.
No entanto, não é esse o único motivo para pensar em digitalizar os arquivos de uma organização. Veja, a seguir, outros diferenciais da GED.
Dados integrados e acessíveis de qualquer lugar
Dados representam um recurso valioso para as empresas e, cada vez mais, podem ser utilizados por sistemas automatizados para obter insights valiosos sobre o quão eficientes são as operações dentro do negócio. Embora a tecnologia tenha avançado bastante, ela ainda não é capaz de ler documentos armazenados dentro de envelopes.
Digitalizar os arquivos da empresa é centralizá-los e garantir que podem ser acessados pelas aplicações que seus colaboradores usam todos os dias e até por soluções de BI. Dados que não estão integrados ou organizados de maneira correta não geram valor para a organização.
Segurança da Informação e confiabilidade
Para que a sua empresa tenha a confiança dos clientes, ela precisa conseguir proteger as informações deles a todo momento. É mais fácil garantir a Segurança da Informação com documentos digitalizados porque mais barreiras podem ser colocadas no acesso a eles.
Além de criptografia, autentificações por senha e uma política de Governança que impede o acesso e a realização de cópias por pessoal não autorizado, os backups automáticos protegem os dados do negócio e tornam a recuperação de desastres mais simples e rápida.
Menores taxas de erro e economia para a empresa
Automação é a melhor amiga das empresas na hora de fazer com que seus processos sejam mais eficientes e menos onerosos. Por isso, investir em sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma ótima ideia.
Eles garantirão menores taxas de erro na hora de encontrar uma informação, simplificarão a rotina dos colaboradores e aumentarão as taxas de sucesso obtidas na interação com arquivos e pastas.
Otimização do espaço físico e da disponibilidade de informações
Quanto espaço a sua empresa gasta hoje para arquivar documentos essenciais para a continuidade dos negócios? Mesmo organizações de pequeno porte podem precisar de uma sala inteira para armazenar todas as informações contábeis e contratos com que lidam todos os dias.
Ao digitalizar esses documentos e utilizar um software para armazená-los, ela não só facilita o acesso a eles, mas também ganha espaço para expandir suas atividades. Arquivos armazenados com sistemas de GED sempre estarão disponíveis se a sua empresa precisar deles em uma auditoria e não se transformarão numa pilha de papéis que apenas enche as gavetas dos seus departamentos.
Agilidade nos processos e melhoria no desempenho
Já parou para pensar quanto tempo os seus colaboradores gastam organizando e procurando documentos? Ao longo de um ano, todo esse esforço pode significar horas despendidas em uma atividade manual que não traz valor nenhum para a organização.
A Gestão Eletrônica de Documentos faz com que uma simples busca no computador resulte no arquivo necessário, transformando essa tarefa em algo tão simples quanto acessar um website. Seus funcionários podem, então, investir esse tempo em atividades que realmente trazem resultados para o negócio.
Com as novas regulamentações em relação à gestão de dados, como a GDPR e a Lei Geral de Proteção de Dados brasileira, as empresas precisam passar a se preocupar ainda mais com a privacidade de seus clientes. Nisso, um software de Gestão Eletrônica de Documentos pode ajudar.
Manualmente, encontrar todas as informações que a sua empresa mantém sobre um cliente pode ser bastante difícil, mas, com um sistema especializado, a tarefa é simplificada e o direito ao controle sobre as informações que compartilham com a sua empresa é garantido aos clientes.
Além disso, os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos farão com que sua companhia obtenha melhores retornos no uso de determinadas soluções, como o Business Intelligence e o Business Analytics. Agora que você já conhece todos os argumentos a favor da GED, aproveite para entender melhor o papel do BI na tomada de decisão!
Related posts
