Cibersegurança para PME’s – Microsoft Defender (recurso do Microsoft 365)
Existem diversos fatores que devem ser considerados para o desenvolvimento de uma gestão eficiente, envolvendo, desde a relação com o cliente até a administração adequada dos equipamentos mais básicos do dia a dia. Uma das questões que merecem especial atenção é a gestão de contratos.
Para garantir a qualidade, você deve se manter constantemente atento a fatores como datas, condições, termos e garantias, aplicando técnicas e procedimentos organizacionais pertinentes às especificidades de cada situação.
Ao longo deste artigo, abordamos a gestão de contratos, deslocando nosso foco para a gestão de garantias de grandes máquinas e equipamentos alugados para serviços em campo (field service) por indústrias e empresas de grande porte. Boa leitura!
Implantação da gestão de contratos
Todos os procedimentos relativos à gestão de contratos têm início na chamada fase pré-contratual. Nesse primeiro contato, são estabelecidas as cláusulas e as condições necessárias para que ambas as partes fiquem satisfeitas, além de deixar claras as garantias, multas e penalidades pelo encerramento do contrato.
A partir do estabelecimento de um consenso, inicia-se a parte contratual propriamente dita. Deve-se, então, estabelecer os termos do documento em vigência ou execução. Após o encerramento do vínculo, instaura-se a fase pós-contratual.
Para que tudo saia conforme o planejado, é imperioso assegurar uma excelente redação do documento, a fim de garantir que a empresa cumpra os termos colocados no contrato.
Monitoramento e organização
Na fase contratual, o mais importante é ter um eficaz monitoramento do contrato, a fim de evitar que algum termo seja quebrado pelas partes.
Para que você não se perca em meio a tantas informações, é essencial organizar adequadamente todos os documentos, digitalizando-os e empregando softwares de gestão de documentos.
Automação de processos
Obviamente, todas as tarefas relativas à gestão de contratos e às garantias de equipamentos como grandes máquinas para serviços em campo (field service), podem ser facilitadas com o apoio da tecnologia.
Com o uso de um software é possível, por exemplo, enviar e-mails alertando quando a data da vigência e os períodos de reajustes estiverem próximos. Outras partes significativas do trabalho e diferentes mecânicas também podem ser automatizadas, de acordo com as especificidades de cada organização.
Vantagens de adotar a gestão de contratos
Além de garantir a segurança dos acordos firmados, qualificando e agilizando processos fundamentais para o sucesso de sua organização, a gestão de contratos apresenta inúmeras vantagens, entre as quais destacam-se a otimização do te
Otimização do tempo
Trata-se de uma consequência da adoção dos procedimentos citados até aqui. Com a otimização do tempo, você poderá se dedicar a outras atividades da empresa, obtendo uma importante vantagem competitiva.
Redução de perdas
A administração incorreta de qualquer área da empresa pode trazer consequências graves. Um documento oficial registrado em cartório com as assinaturas dos responsáveis é um compromisso firmado por ambas as partes. Deixar de cumpri-los pode acarretar penalidades, multas e, no mínimo, um indesejável processo.
A gestão de contratos, portanto, é uma alternativa extremamente útil para reduzir custos e evitar perdas desnecessárias.
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