Como usar um CRM para escolas a seu favor? Descubra aqui!

Uma das grandes vantagens do uso de um CRM para escolas é coletar e organizar informações que podem auxiliar na retenção dos alunos. Como é mais barato manter alunos já existentes do que adquirir estudantes novos, essa ferramenta tem ótimos resultados econômicos.

Neste texto, você entenderá o que é um CRM e como ele pode ser usado por instituições de ensino para garantir a retenção de alunos e evitar a evasão escolar. Em seguida, conhecerá dicas sobre as melhores práticas no uso dessa ferramenta.

O que é CRM?

CRM é a sigla em inglês para customer relationship management, ou gerenciamento de relacionamento com o cliente. Antes de ser uma categoria de softwares, o CRM é uma filosofia, um sistema centrado no cliente, que pode ajudar profissionais de educação a cultivar relacionamentos com futuros e atuais estudantes, tomar decisões baseadas em dados, ilustrar o progresso da escola e dos alunos em relação a objetivos e automatizar iniciativas em matrículas e marketing para poupar tempo, esforço e dinheiro.

Imagine como seria uma sequência ideal de interações entre sua escola e um potencial aluno — uma “jornada do cliente”. Em termos básicos, envolveria entrar em contato com ele assim que expressasse interesse na sua instituição.

Também significaria acompanhá-lo ao longo da trajetória acadêmica, oferecendo assistência perante a obstáculos de aprendizado e/ou financeiros.

Um serviço cortês, amigável e eficiente assim exigiria a verificação constante de dúvidas, reclamações e interações entre aluno e escola. Mesmo para um único aluno, esse serviço VIP demandaria enorme esforço. A boa notícia é que, com um software de CRM, esse trabalho pode ser automatizado.

Programas de CRM são usados hoje por empresas em vários mercados, de supermercados a companhias aéreas — e também por instituições de ensino — para assegurar que o negócio está entregando valor e mantendo os clientes ou estudantes satisfeitos e bem-informados.

O CRM para escolas é especialmente importante porque, ao contrário do que ocorre com outros mercados, é natural que a maioria das relações sejam rompidas após alguns anos, quando o aluno se forma.

Portanto, cresce o valor em garantir que cada ciclo se realize até o fim. O estudante que entrou, mas não completa os estudos, ocupou a vaga de um potencial calouro que poderia ter ficado mais tempo.

Quais as vantagens do CRM para escolas?

Gerenciar matrículas

Um CRM permite administrar o ciclo completo de ingresso do estudante em uma única plataforma: o curso ou programa para o qual o aluno foi aprovado, dados pessoais como número de matrícula, documentos acadêmicos e outras tarefas necessárias.

Se potenciais estudantes são contatados a partir de mensagens, por telefonemas, e-mails, malas diretas e publicidade online, o processo de recrutamento pode ser automatizado, permitindo à equipe melhorar e muito os resultados. Integrantes na lista de espera (excedentes) do vestibular, por exemplo, podem ser contatados conforme a abertura de vagas.

Acompanhar leads potenciais

Estudantes e famílias confiam em canais digitais para se informarem sobre as melhores escolas, universidades e cursos de MBA, entre outras oportunidades. Aos sistemas de CRM, são integradas ferramentas de rastreamento que permitem acompanhar leads por meio de diferentes mídias, como anúncios impressos, e-mails, convites a eventos, entre outros, e avaliar o potencial.

Isto permite também melhorar o planejamento do orçamento em marketing, ao identificar quais sites trazem mais tráfego mais para o site da sua escola e como os leads descobriram sua marca.

Gerenciar o atendimento aos estudantes

Um CRM é uma forma de nunca mais deixar uma dúvida ou pedido se perder nas gavetas da burocracia. Ele mantém um registro de todas as interações dos estudantes com a escola. Pode ser programado para disparar lembretes automáticos de forma que a equipe responsável atenda àquele questionamento.

Unificar avaliações de professores

Um software de gestão escolar ajuda a eliminar processos em papel e aumentar a consistência e eficiência do trabalho dos professores. Notas podem ser lançadas online e consultadas imediatamente pelos alunos. Se um professor precisar faltar a uma aula, pode disparar uma mensagem com poucos cliques e ainda avisar ao colegiado para mandar um substituto.

Monitorar pagamentos e lembretes

Toda instituição de ensino precisa de uma ferramenta eficiente para gerenciar suas operações financeiras. Um CRM para escolas permite automatizar o processo de pagamentos, evitando discrepâncias e erros de digitação.

Tomar decisões melhores

Uma das grandes forças do modelo CRM é sua ajuda em organizar e entregar grandes quantidades de dados úteis para tomar decisões.

As plataformas exibem “dashboards” altamente visuais, com gráficos e listas fáceis de entender, que podem orientar ações sobre orçamento, investimentos, prioridades e assim por diante.

Quais as melhores práticas do CRM para escolas?

Manter contato contínuo com pais/responsáveis

No caso das instituições frequentadas por alunos menores de idade, o CRM oferece um canal de atendimento constante, online e no ar 24 horas por dia, no qual os pais e responsáveis podem acompanhar o desenvolvimento das crianças. Boletins, registros de ocorrências e notificações sobre atividades como oficinas e excursões podem ser acessadas com poucos cliques.

Identificar o comportamento prévio de maus pagadores

A grande quantidade de informações registrada e analisada pelo CRM significa que a administração passa a entender a instituição melhor do que poderia apenas com o olhar humano.

Por exemplo, os gráficos podem identificar traços de comportamento comuns a estudantes inadimplentes, e disparar mensagens ou lembretes de modo que a escola possa agir antes que isso ocorra.

O mesmo pode acontecer com outros comportamentos, como a evasão. Prevenir é melhor do que remediar.

Acompanhar a frequência escolar

Um CRM ajuda a registrar várias informações sobre o aluno, como seu histórico escolar e frequência. De posse desses dados, a gestão pode identificar quais professores são mais evitados pelos alunos, por exemplo, ou em qual momento costuma acontecer a queda no interesse em determinado curso ou atividade.

Administrar uma instituição de ensino não é tarefa fácil. O gestor, além de se preocupar em captar novos alunos, precisa também realizar ações para fidelizar os estudantes ativos.

Pensando nesses desafios, a Inove criou o Mais Alunos, um CRM para escolas que possibilita ao diretor alcançar seus objetivos em retenção e captação de alunos.

Com ele, você aumenta a sua taxa de conversão por meio de controles e automatizações para acompanhar desde o agendamento de visitas dos pais até a efetivação da matrícula.

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Inove Tec