Como obter bons relatórios financeiros com a ajuda do ERP?

Os relatórios financeiros do ERP são usados por empresas que querem simplificar a administração e obter informações mais precisas e atualizadas, e visualizá-las com mais clareza. Quando os gestores ouvem o termo Enterprise Resource Planning (ERP), a primeira reação é pensar em conceitos como manufatura, produção, estoque e produtividade. Mas a verdade é que esse tipo de sistema também oferece muitas vantagens para a gestão financeira.

O ERP é capaz de coletar dados sobre notas fiscais, ordens de compra, extratos bancários, folhas de pagamento e muito mais. Além de tudo isso, consegue gerar relatórios mais ágeis e seguros do que aqueles redigidos por programas tradicionais, inclusive de forma automática.

Neste artigo, você conhecerá melhor alguns motivos pelos quais os relatórios financeiros do ERP são poderosos aliados de uma gestão competitiva.

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Um ERP fornece ao negócio todo tipo de informação, como vendas, ordens de compras, cobranças e relatórios, de forma instantânea. São dados importantes para tomar decisões inteligentes a respeito tanto da situação atual da empresa, quanto para o planejamento a longo prazo. Os relatórios financeiros do ERP podem ser construídos de forma mais abrangente para melhor compreensão do cenário.

Por exemplo, partindo do orçamento atual, o ERP pode criar relatórios com alocações específicas de recursos, baseando-se em resultados passados e hipóteses sobre a demanda no futuro. Do tipo: “quantas unidades do produto X precisamos vender até o fim do ano para obter o resultado Y?”. Ao consolidar várias possibilidades diferentes, a gestão alcança uma imagem mais precisa da situação financeira da empresa.

Relatórios mais acessíveis

Os relatórios financeiros do ERP não precisam exibir um monte de informações de uma só vez. O programa oferece a opção de simplificar saldos e extratos, somando todas as receitas e despesas do negócio em um determinado período.

Esses relatórios são compilados a partir do livro-razão, de registros de despesas, planilhas etc. Você pode, então, mostrar esses dados simplificados para a alta direção da empresa ou a potenciais investidores, para oferecer uma visão completa e fácil de entender da verdadeira situação financeira da empresa.

Relatórios acessíveis também ajudam você a determinar tendências em vendas (o que sai bem, o que não agrada mais aos consumidores) e detectar áreas que precisam ser melhoradas ou descontinuadas.

Melhor controle do estoque

O controle do estoque é um dos principais fatores com impacto nas finanças, por vários motivos. Estocar custa caro, já que envolve a manutenção de espaço, pagamento de funcionários e potenciais custos extras como refrigeração.

O estoque, até que seja vendido é, em essência, dinheiro parado, gasto pelo seu departamento de compras. Um ERP fornece informações em tempo real sobre a situação do seu inventário, o que ajuda a tomar decisões sobre fazer uma promoção para impulsionar a circulação de mercadorias e também evitar comprar aquilo que já se tem.

Redução de riscos da gestão financeira

Toda decisão envolve riscos, por ser feita com informações incompletas e imprecisas. Existem vários palpites, premissas e hipóteses sobre o comportamento do mercado, do dólar, dos concorrentes e da situação econômica do país.

Um ERP ajuda a reduzir, pelo menos, um tipo de incerteza: aquele sobre a qualidade das informações da sua própria empresa. As decisões passam a ser tomadas com base em um programa que integra diferentes informações em um só lugar, reduzindo erros causados por digitação, inconsistências entre diferentes departamentos e planilhas com cabeçalhos ou regras diferentes.

Maior precisão

Programas de ERP permitem ao negócio combinar registros financeiros de todos os setores da organização em um único conjunto. Em vez de o relatório financeiro ser o produto da soma de diferentes planilhas, regras e tradições, está tudo “na nuvem”, em um servidor comum e constantemente atualizado.

Todos os membros da empresa enxergam a mesma coisa e passam a falar a mesma língua. É o fim das trocas de e-mails com arquivos anexos e, consequentemente, as informações são mais precisas. Feitas automaticamente pelo programa, as projeções também são mais confiáveis.

Maior transparência

Como os diferentes setores da empresa passam a abastecer o ERP de informações automaticamente, todos estão conectados ao mesmo sistema, e é possível produzir relatórios e gráficos simplificados e claros — todo o processo de gestão ganha transparência.

Se o RH ou o setor de TI estão gastando mais do que no ano anterior, isso será detectado rapidamente e a origem das despesas também. Com isso, ficará mais fácil tomar decisões sobre troca de fornecedores ou contratação de funcionários com base no que gasta ou rende mais para a empresa.

Dados lançados com mais agilidade

A velocidade e o conforto obtidos por meio de um ERP fornecem várias vantagens competitivas para sua empresa. Sua equipe fica menos sobrecarregada com tarefas envolvendo a prestação de contas, de modo que pode investir mais tempo no que traz receita para a empresa.

Ao coletar informações financeiras de forma mais ágil, a empresa evita gastos com juros e multas, já que um quadro mais preciso permitirá calcular corretamente impostos e obrigações. Finalmente, a entrada mais ágil dos dados possibilita a tomada de decisões importantes em relação ao fluxo de caixa, como as melhores datas para pagar tributos, folha de pagamento e investimentos.

Além das vantagens conhecidas a respeito da integração dos setores da empresa e gestão do estoque e produção, os relatórios financeiros são os dos principais benefícios obtidos com o uso de um ERP.

Afinal de contas, o fluxo de caixa é o principal indicador da saúde do negócio, e administrar as finanças é fundamental para alcançar lucro e crescimento. Um sistema automatizado, integrado e fácil de visualizar é o segredo de muitas empresas para tomarem as melhores decisões financeiras.

Nesse sentido, convém destacar a importância de contar com uma consultoria em TI para melhorar os resultados obtidos com os relatórios financeiros do ERP.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor a importância de um ERP. Entre em contato com a gente e fale agora com o maior parceiro na América Latina da Microsoft. Vamos conversar sobre como aumentar sua margem de lucro, alavancar o diferencial competitivo da sua empresa e melhorar sua gestão.