Como definir prioridades na gestão de projetos de TI?

Os projetos de TI, muitas vezes, são considerados um ambiente extremamente agitado. Alterações de escopo, prazos menores e o constante aumento de qualidade são questões sempre discutidas e exigidas pelos stakeholders.

As frequentes alterações dos itens supracitados exigem que as empresas de TI tenham, cada vez mais, uma gestão de projetos ágil, facilitando a definição de prioridades das atividades, evitando assim prejudicar os projetos e o respectivo andamento dos serviços. Dessa maneira, será possível evitar as insatisfações por parte dos clientes e não sobrecarregar seus profissionais.

Você deve estar pensando: “a definição de prioridades é muito importante para o projeto e, consequentemente, para a empresa como um todo”. Mas, você sabe como definir prioridades na gestão de projetos de TI? Continue a leitura desse artigo e descubra!

Escolha um método de gerenciamento

O primeiro passo para conseguir definir prioridades na gestão de projetos de TI está no método de gerenciamento. É preciso escolher um modelo de gerenciamento de projetos que se adéque à sua maneira de trabalhar. Assim, todo o processo de priorização de tarefas acontecerá de forma simples e natural.

No âmbito dos projetos de TI, a metodologia scrum vem sendo muito utilizada. Essa metodologia é baseada na contínua realização de feedbacks em todas as atividades e setores da empresa. Além disso, as melhores práticas fornecidas pelo Guia PMBOK também são muito utilizadas e conceituadas.

Independentemente do modelo de gestão de projetos de TI escolhido, o mais importante é que a empresa acredite em suas referências e garanta que a implementação e a utilização realmente aconteçam.

Compartilhe o cronograma

Outra maneira que facilita todo o processo de priorização de tarefas se dá através da atualização e compartilhamento periódico do cronograma de atividades do projeto. Ao fazer isto, o gerente de projetos garantirá que todos os integrantes das equipes tenham tempo suficiente para se preparar, evitando que os serviços sejam realizados com pressa e, consequentemente, diminuindo a qualidade.

O cronograma não deve ser um documento de acesso exclusivo dos gestores e da alta gerência da companhia. Todos os principais envolvidos no projeto devem ter livre acesso às informações e atualizações.

Dessa forma, você trabalhará com a gestão do tempo de seus projetos e, também, com a gestão de pessoas, evitando, por exemplo, que os profissionais se sintam surpreendidos e pressionados com um novo prazo de execução das atividades.

Defina critérios de urgência

A ideia desse procedimento não é sobrecarregar e/ou pressionar os responsáveis pela execução das atividades. O objetivo é determinar uma “margem de erro” para o cumprimento das tarefas, ou seja, determinar prazos que, caso não sejam cumpridos, tenham uma margem confortável de tempo para serem executados, sem atrapalhar o caminho crítico do projeto.

Assim sendo, o tempo de execução de uma atividade deve ser inferior à sua real duração, de forma que se esse tempo for cumprido, o projeto estará em vantagem em relação ao cronograma. Dessa maneira, os profissionais poderão se sentir mais desafiados e preparados para qualquer empecilho que possa atrapalhar o andamento dos serviços.

Defina prioridades na gestão de projetos de TI

Definir prioridades é uma das etapas primordiais para o sucesso na gestão de um projeto. Saber o que deve ser executado primeiro pode levar sua empresa a economizar e ser mais produtiva.

Implementar o conceito e as melhores práticas de priorização em seus projetos não será nada fácil. Mas, existem empresas no mercado que fornecem uma consultoria em TI, que podem te ajudar na definição das prioridades das principais atividades.

É interessante, porém, buscar por opções que possam implantar, treinar e suportar as soluções da plataforma Microsoft para negócios e, ainda, possam ser um ERP modular com integração de CRM e com soluções em nuvem.

Essas empresas também possuem soluções para a gestão de vendas, portais de intranet e GED, gestão e produtividade empresarial, infraestrutura de TI, marketing, logística e processos, e relacionamento com o cliente, gerando inteligência na troca de dados entre as diversas áreas de sua empresa.

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