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Um sistema para gestão escolar, como os CRM, é uma ferramenta de software desenvolvida para ajudar a sua equipe a realizar as tarefas do dia a dia com mais facilidade.
Entrar em contato com alunos, automatizar o ciclo de vendas, organizar documentos e aumentar as taxas de retenção das escolas são apenas algumas das tarefas que ficam mais fáceis quando se escolhe utilizar esse tipo de sistemas.
Mas por que resolvemos começar este texto falando sobre eles? Instituições de ensino enfrentam uma série de desafios e precisam realizar, rotineiramente, uma porção de tarefas, como a elaboração dos planos de gestão escolar.
No artigo de hoje, mostraremos para você como um sistema para gestão para escolas pode ajudar nessa tarefa e explicaremos, ponto a ponto, como elaborar o plano de gestão escolar com eficiência. Pronto para aprender? Então vamos lá!
1. Documente o plano de gestão escolar
O plano de gestão escolar nada mais é do que o planejamento descritivo das ações da instituição. Dessa forma, a primeira dica para fazer o seu é registrar o plano. Assim, todas as ações definidas serão documentadas e, com isso, ficam mais fáceis de serem seguidas e analisadas posteriormente.
Uma das ferramentas que mais ajudam nesta etapa é o Sistema de Gestão Escolar Online. Nele é possível inserir de forma organizada, detalhada e documentada todo o plano de gestão escolar, o que facilita o trabalho do gestor e da equipe.
2. Defina os objetivos principais e as metas
O segundo passo para começar o seu plano de gestão escolar é definir os objetivos e as metas que você deseja alcançar. Mas, para fazer isso, precisamos entender exatamente o papel do plano de gestão e o que deve constar nele.
Esse documento, montado por donos de escola e pedagogos, define as ações estratégicas para a instituição de ensino em determinado período de tempo. Ele pode ser feito anualmente ou semestralmente. Algumas instituições escolhem revisá-lo a cada bimestre, de acordo com os resultados obtidos naquele período.
O plano de gestão precisa contar com as ações que serão executadas ao longo daquela fração de tempo para cumprir com os objetivos da instituição de ensino. Alguns exemplos são aumentar o número de alunos, oferecer aulas melhores e entregar otimizações no desempenho em relação ao plano anterior.
Por causa disso, o plano não pode ser um documento engessado. Ele deve ser tão flexível e dependente dos resultados de cada ação executada quanto possível.
Alguns tipos de metas que podem estar descritos no seu plano de gestão são a captação de um número X de alunos ou a formação de um número Y deles. No documento, também devem estar descritas os caminhos seguidos para chegar lá, como uma nova estratégia de marketing ou a oferta de descontos progressivos para quem se matricular em mais de um curso.
Lembre-se disso ao dar início ao seu plano de gestão escolar. Ele será tão bom quanto as metas estabelecidas pela gestão durante a sua realização.
Os objetivos e as metas também devem ser colocados no CRM Escolar, assim é possível verificar futuramente se eles foram cumpridos e se surtiram o efeito esperado.
3. Comunique-se com sua equipe
Quais são as necessidades da sua equipe? Essa é outra preocupação que deve ser avaliada durante a feitura de um plano de gestão escolar. As instituições de ensino, como outras empresas, têm muito a se beneficiar da horizontalização do processo de tomada de decisão, ou seja, da inclusão de todos os envolvidos no sucesso do projeto no momento da definição de metas para ele.
O gestor escolar, além de ser o responsável pelo planejamento da instituição, também precisa ter uma boa comunicação com a sua equipe, pois os colaboradores e professores da instituição são agentes importantes na definição do plano escolar.
Por isso, antes de formalizar esse documento, convoque uma reunião com os docentes e funcionários e busque entender quais são os principais desafios que eles enfrentam dentro e fora das salas de aula.
Tome nota das principais reclamações e sugestões que ouvir ali e documente todas essas informações no seu sistema de gestão escolar.
4. Inclua a comunidade
A comunidade é importante para que o plano escolar seja bem-sucedido. Por isso, é fundamental que, além das reuniões para definir os objetivos e as metas para o planejamento junto com a equipe, o gestor também inclua a comunidade nesse debate.
Dessa forma, é possível atender as demandas de todos que fazem parte da instituição e, com isso, melhorar o ensino e a atuação da escola, tanto para os estudantes, como para a comunidade e a equipe escolar.
Ao optar por utilizar um sistema de gestão escolar, organizar e receber informações da comunidade ficará bem mais fácil. Um CRM para escolas organizará em dashboards as principais informações levantadas ao longo do desenvolvimento do plano de gestão e tornará muito mais fácil a tomada de decisões ao longo da elaboração desse documento.
Com todas as informações unificadas em um só lugar, o gestor também poderá acompanhar o histórico de solicitações e sugestões recebidas ao longo dos períodos. O acesso direto a esses dados, em uma plataforma segura na nuvem, permitirá que você trabalhe no plano de gestão escolar a qualquer hora e de qualquer lugar.
5. Faça o planejamento escolar com antecedência
Se a sua escola ainda não tem um plano de gestão, não há motivo para se preocupar: esse documento pode ser traçado a qualquer momento, embora seja vantajoso tê-lo estabelecido antes do início do ano letivo. As férias são o momento ideal para trabalhar no plano de gestão, já que a baixa demanda libera tempo para que a sua equipe possa participar do processo.
A antecedência é grande amiga de um bom planejamento. Ao longo do ano letivo, faça observações em relação ao que pretende implementar no futuro e analise a viabilidade das ações. Assim, quando chegar a hora de escrever esse documento, você terá todos os dados de que precisa para fazer isso da maneira correta.
Há planejamentos feitos para serem utilizados o ano todo e aqueles que englobam apenas curtos períodos de tempo. Se essa é a sua primeira vez criando um plano de gestão escolar, prefira o segundo tipo. Dessa maneira, você poderá ver se as ações e metas implementadas são realistas e se estão trazendo retornos para a escola no período antecipado e poderá ajustá-las para os meses seguintes.
Uma estratégia para obter o máximo do plano de gestão escolar é passando a utilizar KPIs. Registradas no sistema de gerenciamento, esses indicadores de gestão poderão ser comparados, analisados e avaliados para gerar bons resultados para a sua instituição de ensino.
Para que o plano escolar atenda às necessidades e expectativas da instituição, ele precisa ser realizado com antecedência. Assim, o gestor precisa fazer o planejamento logo no início do ano letivo, e para agilizar esse processo, contar com um CRM Escolar.
6. Escolha o CRM escolar certo para registrar seu plano
Por último, não se esqueça de que o sucesso do seu plano de gestão escolar está intimamente ligado às ferramentas que utiliza para fazê-lo. Embora a execução manual seja possível, ela não é o caminho mais indicado para aqueles que buscam maximizar a eficiência desse recurso. Um CRM Escolar será seu parceiro para a obtenção de retornos melhores com o planejamento escolar.
Para que isso dê certo, porém, é necessário investir tempo escolhendo uma solução que seja compatível com as necessidades da sua instituição de ensino. Por isso, procure por um sistema para gestão escolar que ofereça pelo menos as características a seguir.
Online
Um bom sistema para gestão escolar deve estar conectado à internet, para que as informações disponíveis nele possam ser acessadas de qualquer lugar. CRMs na nuvem oferecem mais segurança para os dados da escola, com backup automático e armazenamento remoto das informações para protegê-las de vazamentos ou acessos não autorizados.
Economia
Informatizar a escola é um investimento. O sistema para gestão escolar escolhido precisa oferecer ganhos a longo prazo, automatizando processos como a gestão de matrículas e a formação de turmas, a fim de economizar dinheiro para a sua instituição de ensino.
Usabilidade
Sistemas para gestão escolar precisam ser tão fáceis de usar quanto eficientes. A curva de aprendizado do software utilizado deve ser baixa para que a sua equipe não perca mais tempo tentando entender o sistema do que se beneficiando dele.
Com uma ferramenta automatizada, fazer o plano de gestão escolar ficará mais fácil. Ela será capaz de analisar as necessidades da sua escola, cursinho ou universidade e poderá apontar quais os recursos tecnológicos mais interessantes para automatizar tarefas e reduzir as cargas de trabalho da sua equipe, sem comprometer a integridade dos dados de professores e alunos.
Utilize as dicas que aprendeu aqui para confeccionar esse documento com excelência e procure, o quanto antes, experts para ajudá-lo a escolher o sistema para gestão escolar que vai tornar a sua instituição de ensino mais competitiva e eficiente.
Gostou de entender como elaborar um plano de gestão escolar perfeito? Fale com um de nossos especialistas e conheça o sistema que vai ajudá-lo a obter melhores resultados!
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