Entenda a relação entre gestão de projetos e a transformação digital
Quais são os principais desafios do backoffice? Esse lado dos negócios, que normalmente deve ficar fora do foco, é o tema do artigo de hoje. O backoffice pode ser definido, resumidamente, como parte da gestão interna de uma empresa, como a produção de bens e serviços, o gerenciamento de pedidos, a logística e o planejamento, e é extremamente importante para o sucesso das organizações, portanto, há pouquíssimo espaço para erros.
Na prática, porém, não é difícil encontrar uma série de desafios no setor. Manter a equipe motivada, criar processos padronizados para facilitar as operações e capacitar os profissionais são apenas alguns deles.
Neste artigo, você conhecerá 5 dos principais desafios do backoffice e descobrirá como contorná-los. Pronto para aprender? Então, continue a leitura!
1. Fazer uma boa gestão de indicadores
Como é a gestão de indicadores da sua empresa hoje? Utilizar as metas certas, para se certificar de que a equipe do backoffice consegue cumprir com as expectativas dos líderes do negócio, é um desafio constante. Muitas vezes, as empresas trabalham com KPIs, mas não conseguem ver resultados com elas porque não escolheram as mais adequadas para fazer o acompanhamento dos processos de negócio.
As métricas de vaidade, como são chamadas aquelas que não auxiliam na melhoria dos processos de negócio, podem prejudicar o backoffice na identificação de problemas que teriam soluções bastante simples. Portanto, é hora de se questionar: os indicadores que você acompanha realmente transparecem a realidade do seu setor? Há, ainda, outro problema em relação ao uso de métricas, que é deixar de acompanhá-las com o passar do tempo e não ver valor no uso delas.
Para contornar ambos esses desafios, é preciso analisar com honestidade essa área do empreendimento e determinar se a sua gestão de indicadores atualmente contribui ou prejudica as atividades da empresa. Em seguida, deve ser feito um esforço para elaborar novas métricas ou reforçar o uso daquelas que já existem, promovendo uma mudança cultural que incentive a utilização constante delas como ferramentas de negócios.
2. Manter a equipe motivada
Motivação é outro dos grandes desafios que o backoffice enfrenta diariamente, e um dos maiores responsáveis pela falta disso é o excesso de trabalho repetitivo e pouco criativo. Por mais que todos os departamentos enfrentem um certo nível de mesmice nas tarefas que executam, é normal que os colaboradores fiquem insatisfeitos se nada é feito para contornar esse problema.
O uso de tecnologia é o divisor de águas. Implementar aplicações, como os ERPs e CRMs, capazes de simplificar os fluxos de trabalho e automatizar tarefas repetitivas, fará uma grande diferença para a moral da sua equipe. O resultado é mais motivação, produtividade e qualidade no que é feito no backoffice.
3. Criar processos padronizados
Para automatizar os processos da empresa, porém, será preciso antes criar processos padronizados e isso é um grande desafio comum no backoffice. Até pouco tempo atrás, não era incomum ver o backoffice utilizando as mesmas tecnologias que o frontoffice e isso fazia com que o trabalho fosse mais lento do lado de dentro do balcão. É que, mesmo que essas áreas precisem compartilhar informação, elas têm demandas de trabalho diferentes e não podem seguir processos idênticos.
Graças à integração de sistemas, isso não é mais uma obrigatoriedade, mas ainda há empresas que compartilham software e são prejudicadas pela falta de fluxos de trabalho padronizados. Verifique se esse não é o caso do seu negócio e, se for, confira se não há um sistema mais apropriado para padronizar processos de backoffice.
4. Capacitar os profissionais
O quão capacitados são os seus profissionais? Os resultados obtidos no backoffice podem estar aquém da expectativa, porque a sua equipe não é treinada há muito tempo. Mesmo ao se contratar profissionais experientes, é preciso oferecer para eles orientações sobre como são realizadas as tarefas na sua organização e nunca é tarde para investir nesse tipo de treinamento.
Colaboradores que não são treinados tendem a continuar repetindo erros do passado e podem custar caro para a sua empresa. Por outro lado, aqueles que recebem orientações e atualizações constantes sobre as tarefas que fazem, e sabem que podem contar com o feedback positivo da empresa, são muito mais eficientes.
Veja a capacitação como um investimento. Muitos erros comuns no backoffice são resultado da falta de informação e evitá-los vai poupar tempo e dinheiro.
5. Identificar pontos de melhoria no fluxo de trabalho
Talvez os seus fluxos de trabalho sejam o grande problema do backoffice atualmente. É comum que, com o passar dos anos, tarefas que eram feitas de uma maneira ganhem outras formas de se concretizar, mais eficientes e menos onerosas. É difícil, porém, perceber que mudanças são necessárias, quando não se tem uma maneira de acompanhar todos os processos.
Por isso, aqui, falamos da importância do uso de tecnologia. Sistemas como o ERP e o CRM ajudam a ganhar visibilidade sobre as áreas do backoffice. Além de fazerem com que fique muito mais fácil, por exemplo, identificar gargalos que prejudicam os fluxos de trabalho dos seus colaboradores e que demandam uma revisão.
Esteja sempre atento às novas tendências de gestão e fique de olho para a queda da produtividade dos seus colaboradores. Ela pode indicar que processos precisam ser estudados novamente para atender a demandas de mercado atualizadas.
Para que um negócio seja bem-sucedido, ele precisa fazer um excelente trabalho no backoffice. Caso contrário, ele terá dificuldades de desenvolver um relacionamento duradouro com o cliente e manter uma imagem de profissionalismo e competência.
Usar um sistema ERP para backoffice é uma excelente estratégia para que a sua empresa consiga ganhar visibilidade sobre o que acontece nessa área do negócio e agir antecipadamente na correção de problemas. O ERP será um grande parceiro para automatizar processos e garantir que os fluxos de trabalho aconteçam como o planejado.
Agora que você já conhece os principais desafios do backoffice, que tal conhecer a solução tecnológica que vai ajudá-lo a enfrentá-los na sua empresa? Fale, agora mesmo, com um de nossos especialistas e aprenda mais sobre o uso de ERP!
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