3 dicas para reduzir os riscos na implantação de ERP
Olá! Hoje falaremos sobre como a gestão de estoque otimizada ajuda as empresas a investir melhor, entender a demanda e monitorar o fluxo de caixa.
Se esse conceito parece tão simples quanto ter mercadorias em estoque para vender, na prática é bem mais complicado.
Os vários departamentos dentro da empresa podem ter metas e opiniões diferentes a respeito de como lidar com o estoque e fornecedores. Por exemplo, o setor de vendas pode pensar em números otimistas, enquanto a equipe de compras busca descontos fazendo grandes aquisições, e a alta administração quer evitar comprometer muito dinheiro de uma só vez.
Um ERP ajuda a administrar o estoque ao garantir melhor visibilidade do que está ocorrendo na empresa, incluindo:
- Gerenciamento de fornecedores;
- Problemas com a supply chain;
- Disponibilidade de matéria-prima;
- Data de validade de produtos perecíveis;
- Demandas de consumidores e pontos de venda.
Neste artigo você vai entender como um ERP ajuda uma empresa a manter os níveis de estoque otimizados. Confira!
O que é um ERP?
ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos da empresa. Antes de ser um tipo de software, trata-se de uma filosofia de administração, ou seja, um modo de entender e praticar a gerência. Os programas de ERP, desenhados e implementados em módulos, servem para que os diferentes departamentos da empresa comuniquem melhor entre si. Isso tem dois principais benefícios:
- redução de erros e do retrabalho: os dados gerados pela contabilidade ou pelo RH são compartilhados imediatamente com todos os demais setores da empresa, sem necessidade de redigitar ou transferir para outro programa ou diretório;
- visão em tempo real da empresa: cada compra, aquisição, contrato, venda, etc., ao ser registrada, fica imediatamente visível em um painel ou display similar. O impacto da ação de um setor ou funcionário nos outros setores também é refletido em tempo de real. Por exemplo, uma venda terá impacto direto sobre o caixa, a contabilidade, o estoque e mesmo o setor de compras, que pode se preparar para repor a mercadoria vendida.
Um dos maiores destaques de um sistema de ERP é sua capacidade de reunir grandes quantidades de dados e traduzi-los em relatórios fáceis de entender. Isto permite que o administrador avalie indicadores-chave (KPIs), realize análises de custo-benefício, aumente a produtividade e compartilhe as informações com clientes, fornecedores, gerentes e investidores.
O que é gestão de estoque otimizada?
A maior parte das empresas pratica o controle de estoque, que significa lidar com o estoque que já está presente no armazém, depósito ou loja. Boas práticas de controle de estoque permitem saber:
- quais produtos você tem e quantas unidades de cada;
- onde está localizada cada unidade;
- quais unidades estão em condições de venda;
- como posicionar os produtos para minimizar os custos de atender às encomendas dos consumidores.
Já a gestão de estoque otimizada vai além desses passos. Trata-se do processo de identificar fornecedores e comprar itens de forma a maximizar os lucros. Para realizá-la, é preciso implementar processos precisos de previsão e abastecimento, de forma a garantir que o estoque contará com os produtos no momento em que o consumidor estiver pronto para comprá-los.
A gestão de estoque otimizada é baseada em uma análise de tendências de compras ao longo do tempo e do comportamento da base de clientes. Para monitorar essas informações de forma contínua, o processo deve ser automatizado (daí o nome) por meio de um sistema de ERP que consolide os dados produzidos por todos os setores da empresa. Alguns ERPs têm uma funcionalidade de previsões já incluída para simplificar este processo.
Como um ERP ajuda na gestão de estoque otimizada?
Otimização do estoque
Ter os produtos certos e na quantidade certa é fundamental para a satisfação dos clientes e para a saúde financeira da empresa. Os clientes querem produtos “frescos” e imediatos, enquanto a administração prefere reduzir ao máximo o capital atrelado ao estoque.
Alguns pequenos varejistas de internet jogam muito bem este jogo, pedindo 20 dias úteis ou mais para entregar uma mercadoria — uma forma mal disfarçada de dizer que eles simplesmente não têm nenhum estoque.
Equilibrar esses objetivos conflitantes é difícil, visto que o excesso de estoque é um desperdício de dinheiro. Guardar, contar e retrabalhar mercadorias compromete capital e reduz a disponibilidade de outros produtos que os clientes podem desejar. Para planejar o nível certo de ordens de compra, é preciso visualizar com clareza e em tempo real o seu estoque, e é isso o que ERP faz.
Visibilidade da supply chain
Muitas empresas trabalham junto com seus parceiros de supply chain como fornecedores, para gerenciar níveis de estoque e fretes para clientes ou pontos de venda. Para fazer isto de forma eficiente, o sistema de estoque deve estar integrado não apenas ao back office da empresa, mas também com os sistemas de logística dos fornecedores.
Ao enxergar em tempo real seus indicadores de estoque, os fornecedores podem garantir que a mercadoria desejada pelo cliente estará disponível no armazém ou loja.
Relatórios financeiros precisos
O valor dos produtos em estoque pode representar boa parte dos ativos de uma empresa. Para garantir integridade financeira e uma prestação de contas precisa às autoridades tributárias, é necessário integrar o estoque às contas do escritório, e isso é o que o ERP faz.
Decisões melhores sobre o futuro
O ERP acompanha produtos prestes a expirar, que vendem pouco, ou que historicamente dão menor margem de lucro. Isto orienta seu departamento de compras e marketing a tomar decisões mais estratégicas no futuro, mantendo a empresa concentrada no que dá mais resultado.
Melhora no retorno da empresa
Um ERP ajuda sua empresa a gerenciar os múltiplos fornecedores de uma peça ou mercadoria, e a identificar os melhores preços e condições. Quando um fornecedor deixar o departamento de compras na mão, fica mais fácil negociar com o concorrente dele.
A gestão de estoque otimizada é um diferencial competitivo das empresas que usam o ERP. Os dados obtidos pelo programa ajudam as operações a rodarem de forma mais suave, integrada numa estratégia coerente que fornece os níveis corretos de estoque ao menor custo possível.
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Aguardamos seu contato e até a próxima!
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