6 razões para implementar um sistema de cobrança na empresa
A gestão de cobrança é um dos inúmeros processos empresariais que podem ficar melhores com a automação. Segundo Stephenie Stone, em um artigo publicado na Forbes, atualmente todos os empreendimentos são de tecnologia, mesmo que vendam produtos e serviços que nada tenham a ver com isso.
Não é difícil entender o motivo: para melhorarem suas performances, as organizações investem em seus departamentos de TI e adotam novos recursos. Como resultado, as empresas se tornam mais educadas e proativas em relação à digitalização de processos, como a cobrança.
Abraçar novos recursos evita que uma corporação vá parar no ostracismo e a ajuda a se destacar. A seguir, conheça os benefícios da gestão informatizada de cobranças!
Elimine custos com impressões e postagens
Você pode nunca ter pensado nisso, mas quanto a empresa gasta gerando boletos e enviando cada um deles pelo correio? Por mais que esse custo já esteja em suas planilhas e faça parte do planejamento financeiro, é basicamente um gasto sem benefícios no longo prazo. Digitalizar o processo, por outro lado, é um investimento que pode poupar muito para o negócio no futuro.
Ao investir em um sistema de digitalização de cobrança e passar a enviar seus boletos por e-mail, esses custos são eliminados para sempre. Colocando isso na ponta do lápis, fica fácil perceber de que forma a tecnologia causa um grande impacto na maneira como o negócio realiza cobranças.
Como benefício extra, toda vez que perde ou não encontra o seu boleto, o cliente pode receber uma nova cópia. Isso ocorre sem custos ou retrabalhos para o departamento financeiro.
Economize tempo e espaço
Documentos de cobrança precisam ser armazenados por pelo menos cinco anos — tanto pelos clientes que realizaram o pagamento quanto pelas empresas que o solicitaram.
Independentemente de quantas pessoas o empreendimento atende, o acúmulo de papéis e documentos é inevitável no modelo seguido por departamentos de cobrança não digitalizados.
Ao mover suas cobranças para um software de gestão, será possível liberar espaço no escritório e poupar o tempo dos colaboradores que teriam de organizar esse ambiente.
Todas as documentações de que os contadores precisam e devem ser compartilhadas com outros departamentos podem ser transmitidas pela internet.
Ganhe agilidade com sistemas integrados
Já que mencionamos a colaboração entre departamentos, digitalizar é a melhor opção para quem pretende integrar melhor os setores e softwares utilizados na empresa. Um bom sistema de gestão de cobranças se comunica com o seu ERP e recebe informações de todas as áreas da companhia para gerar boletos automaticamente.
Essas ferramentas também podem ser facilmente unificadas com soluções de Business Intelligence, que utilizam os dados contidos ali para gerar insights importantes ao negócio. Como essa troca de informações entre sistemas jamais passa pelas mãos humanas, seus departamentos têm acesso às informações de que precisam em tempo real e são mais ágeis do que em processos de cobrança manuais.
Melhore a experiência de pagamento do usuário
Entre os vários problemas dos boletos de papel, não podemos nos esquecer de que eles podem ser facilmente colocados no lugar errado ou perdidos para sempre.
Principalmente se os fornecedores, parceiros e clientes não têm a mesma organização da empresa, é muito comum que um documento de pagamento suma e o controle de quando os compromissos seriam realizados se perca.
Com softwares de cobrança, porém, a experiência do cliente é melhor. Além de ter acesso aos boletos a partir da internet, as ações de solicitar segunda via e receber lembretes sobre o vencimento das contas são bastante facilitadas.
Os softwares de gestão de cobrança podem ser programados para enviar alertas e cópias dos boletos quando o prazo está próximo. A cobrança por telefone, que seria um processo demorado e oneroso, sai da rotina dos seus colaboradores.
Automatize funções como a criação de relatórios
O departamento de cobranças é um dos que mais gera dados dentro do negócio. Afinal, ele lida diretamente com o cliente e se responsabiliza pelos retornos financeiros de todas as atividades da organização.
Não é de se espantar que essa equipe produza muita informação sobre o negócio — a qual precisa estar organizada e ser acessível aos membros da gestão.
Softwares de cobrança permitem extrair os dados em relatórios, gráficos e outros formatos que aumentarão a visibilidade. Planejar estrategicamente e utilizá-los na negociação será vantajoso para o negócio.
Calcule os recebíveis com precisão
O primeiro passo para otimizar as cobranças de uma empresa é precisá-las. Mas isso não é tarefa fácil quando os sistemas não estão digitalizados.
Errar os cálculos pode acontecer por uma série de motivos, desde o cansaço de funcionários que precisam realizar a mesma tarefa por muitas horas até a falta de informações claras sobre os produtos ou serviços que devem ser cobrados.
Repassar aos clientes um valor inferior causa prejuízos para a empresa, enquanto quantias além do esperado geram constrangimento. Ter que devolver dinheiro por fazer uma cobrança maior dá muito mais trabalho para o departamento do que gerar boletos precisos na primeira tentativa.
Automatizar a gestão de cobranças com um software permitirá calcular o valor de cada documento e até dividir o pagamento em parcelas ou com datas, taxas e descontos específicos para cada consumidor.
Tenha mais segurança com um software de gestão de cobrança
A segurança é uma preocupação muito importante ao digitalizar processos, mas fica mais fácil garanti-la quando a empresa utiliza um único software para realizar suas tarefas. Ao digitalizar, opte por uma solução completa, que ofereça relatórios, integração de dados, geração e envio de cobranças.
O fornecedor da ferramenta e a equipe de TI terão muito menos trabalho para manter aqueles sistemas íntegros, ao passo que a centralização das informações evitará o vazamento de dados.
Quanto mais organizados estão os departamentos de um negócio, melhor ele funciona. A gestão de cobrança envolve investimentos na administração das contas a receber por meio da aquisição de um software ágil, seguro, rápido e intuitivo.
A solução otimiza tarefas operacionais importantes na rotina de um negócio, pois as automatiza. Enviar boletos e avisar os clientes sobre os vencimentos, para garantir que receberá em dia, são apenas algumas das vantagens de apostar na gestão de cobrança digitalizada.
E aí, ficou interessado nessa ferramenta e quer conhecer nosso software de gestão de cobrança? Entenda melhor os benefícios oferecidos!
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