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Realizar a implantação de ERP é uma das principais medidas para empresas que pretendem otimizar a sua gestão empresarial de forma integrada, reduzindo custos e melhorando os processos internos de sua administração.
Esse sistema abrange várias partes de um negócio, é altamente personalizável e ajuda na melhoria dos serviços de uma empresa. Ainda assim, a adoção de um sistema integrado de gestão empresarial costuma ser um grande desafio.
Os fatores que podem influenciar o sucesso da migração para um ERP são vários. Diante disso, é necessário que a empresa e os seus líderes tenham um grande comprometimento na busca pelo sucesso do projeto. Quer saber como isso é possível? Então, leia o nosso post de hoje!
Como a implantação de um sistema de gestão empresarial garante eficiência para os processos internos?
O ERP é capaz de alterar profundamente a forma como a empresa trabalha. Ele elimina uma série de processos repetitivos, reduz custos, otimiza o fluxo de informações e a confiabilidade dos dados internos. Nesse sentido, melhora consideravelmente os processos de tomada de decisão e de resposta às falhas.
Para o usuário, o ERP representa uma forma mais simples de trabalhar. Ele terá mais facilidade para utilizar informações de terceiros, realizar as suas rotinas diárias e auxiliar outros setores.
O que pode garantir o sucesso na implantação de ERP?
A implantação do sistema de gestão empresarial é um processo que envolve várias etapas — e cada uma delas exerce um grau de influência no sucesso da iniciativa. O escopo deve estar bem definido, assim como as métricas e o nível do suporte. Para isso, o planejamento inicial é indispensável.
Todas as etapas devem ser devidamente documentadas, de modo a auxiliar nas próximas iniciativas e facilitar a resposta a eventuais problemas. Além disso, o acesso a uma boa documentação diminui o impacto negativo que um novo ERP pode ter na empresa durante o período de adaptação.
Algumas pessoas podem oferecer resistência para lidar com novas ferramentas. Nesse caso, a gestão da mudança tornará todo o processo de migração mais fluido e amigável.
Toda a governança do projeto deve ser focada na conciliação dos objetivos e das metas que a empresa definir. Portanto, os profissionais responsáveis pelo gerenciamento da mudança organizacional devem atuar ao lado de times de desenvolvimento e suporte para criar um fluxo de trabalho contínuo e de alta flexibilidade.
Os líderes da empresa devem acompanhar o processo de implementação. Metas, indicadores e prazos precisam ser controlados regularmente para garantir que tudo esteja dentro dos prazos combinados.
Consequentemente, todos os requisitos iniciais do projeto poderão ser atendidos pela consultoria de TI e de negócios responsável pela implantação do ERP.
Veja os pontos essenciais aos quais sua empresa deve atentar quando for realizar a integração de ERP.
Qualidade do software ERP a ser implantado
Existem muitas opções de sistemas ERP no mercado. Por isso, sua empresa deve ficar atenta às funcionalidades que o software a ser escolhido dispõe e verificar se elas são compatíveis com as necessidades e os objetivos da companhia.
Caso sua empresa realize vendas via comércio eletrônico, por exemplo, é importante verificar se o ERP escolhido tem integração com a plataforma de vendas utilizada. Do contrário, haverá necessidade de duplicar dados, causando transtornos operacionais.
Adequação ao perfil da empresa
Assim como a qualidade do software a ser implantado é crucial, é importante analisar se o ERP selecionado é compatível com o perfil da empresa. Existem muitos aplicativos que foram desenvolvidos pensando em uma realidade específica — poderíamos denominá-los ERPs de nicho.
Por isso, é muito importante verificar se a solução atenderá ao perfil de sua empresa ou se ela foi projetada para uma realidade diferente da sua companhia.
Um exemplo essencial que podemos citar é o caso de emissão de notas fiscais. A maior parte dos ERPs possibilita a emissão de NF-e para todo o território nacional. No entanto, caso sua necessidade seja emitir notas para prestação de serviços, você deverá ficar atento se o aplicativo escolhido é compatível com o sistema NFS-e de seu município.
Abrangência e qualidade do suporte
Após verificar a qualidade e compatibilidade do software, é hora de começar a analisar o fornecedor escolhido. É muitíssimo importante checar qual é a abrangência do suporte técnico oferecido e em quais termos ele será prestado.
Mesmo que sua escolha com relação ao software ERP tenha sido a mais acertada, a implementação de ERP pode fracassar caso o seu fornecedor não tenha uma equipe preparada ou não lhe ofereça o suporte total na implementação e na operação do sistema.
Reputação do fornecedor
Tendo em mente que o software atenderá suas necessidades e que o fornecedor oferece o suporte adequado, é o momento de verificar as credenciais da empresa que prestará o serviço.
Procure pedir para o seu fornecedor que disponibilize uma listagem de clientes para os quais já realizaram a implementação de ERP. Sempre que possível, converse com esses clientes e verifique a satisfação deles quanto ao software e também quanto aos serviços prestados pelo fornecedor.
Existem, ainda, sites na web nos quais os consumidores relatam suas experiências com relação a compras e serviços. Verificar a reputação de seu fornecedor nesses sites também pode ser uma boa prática.
Custo do sistema
Não basta tomar todas as medidas para certificar-se de que o software ERP e fornecedor são os mais indicados. É importante analisar também as opções do mercado. Sua empresa deve verificar quais são os custos de implementação e de manutenção, e assim escolher aquele que também se enquadre na realidade financeira de seu negócio.
Existem ERPs com diversos custos de implantação e manutenção, por isso, ficando atento a estas dicas, sua empresa estará apta a escolher a solução que apresenta melhor custo x benefício.
Como a metodologia escolhida impacta a implantação de ERP?
Ao implantar ERP é importante fazer uma perguntar para o seu fornecedor: que metodologia ele utiliza durante o processo? Há várias abordagens para implantação de software e cada uma delas tem pontos positivos e negativos.
Cabe ao seu fornecedor apontar como elas se encaixam no seu projeto e que benefícios exclusivos podem trazer para a sua organização. Para entender isso melhor, vamos fazer um comparativo entre duas metodologias populares: o Waterfall (ou método cascata) e o Agile (ou método ágil).
Os dois representam formas diferentes de abordar a implantação de ERP e resultam em soluções bastante distintas. Em seguida, veremos os benefícios de cada metodologia e como elas podem impactar seu negócio. Confira!
Agile x outras metodologias
Waterfall é uma metodologia comumente utilizada na implantação de ERP. Tradicionalmente, ela envolve a criação de um plano, o desenho da implantação, o desenvolvimento da solução e a execução de testes, seguida pela apresentação de um produto final utilizável.
Com Waterfall, cada etapa da implantação de ERP tem começo e fim e só é possível avançar quando cada uma delas é concluída. O problema dessa estratégia é que ela é lenta e, conforme o projeto é implantado, podem aparecer necessidades que não existiam no começo. Com isso, o produto final tende a ficar aquém das expectativas.
O Agile é uma maneira menos convencional de implantar ERP, mas muito mais eficiente e flexível do que o Waterfall. Por isso, os resultados são mais alinhados à expectativa de quem contrata o serviço de implantação de ERP de empresas que utilizam a técnica.
A ideia por trás do Agile é implantar, o quanto antes, o sistema e priorizar aquilo que a empresa precisa mais. Se há enorme necessidade por começar a utilizar o ERP para fazer a gestão de estoque, por exemplo, essa é a primeira etapa do projeto e o planejamento é construído em torno disso.
Com vários incrementos a equipe é capaz de completar a implementação de ERP priorizando os sprints mais valiosos para a sua empresa, até concluir todo o sistema. Clientes têm mais flexibilidade para fazer mudanças e aperfeiçoamentos no projeto e podem ver o que o software contratado entrega antes da conclusão da implementação.
Vantagens e desvantagens do Agile
Como mencionamos, o Agile ajuda a tornar a implementação de ERP nas empresas um processo muito mais ágil. Mas este não é o único benefício dos projetos feitos com essa metodologia.
ERPs implementados com Agile são mais flexíveis e abertos a adaptações para irem ao encontro de todas as expectativas da empresa. Por isso, eles são muito mais satisfatórios para quem opta por contratá-los.
É possível ver o seu projeto em ação em um tempo muito mais curto, mesmo que ele continue sendo implantado ao longo de um período maior, e é possível priorizar aquilo de que a sua empresa precisa agora e que mais tem impacto no dia a dia do negócio. Os projetos são feitos em parceria com o cliente e não em detrimento dele.
Por isso essa é a opção mais atraente para a implantação de ERP e resulta em um produto alinhado às necessidades e à realidade de quem contratou o sistema.
Há, porém, algumas desvantagens no desenvolvimento Agile, sendo a principal delas a falta de uma timeline clara para o projeto e o fato de que, a princípio, o ERP utilizado pela empresa priorizará apenas as funções mais importantes para o funcionamento dela. O projeto completo tomará mais tempo para ser concluído. É preciso ter isso em mente antes de contratar.
Vantagens e desvantagens do Waterfall
Embora o Waterfall seja uma maneira mais lenta de implantar ERP na sua empresa, essa estratégia também tem suas vantagens. A primeira delas é o fato de que o cliente tem acesso a um produto de software completo ao receber a sua implantação, pronto para ser utilizado e sem nenhuma atualização pendente.
O segundo é a precisão das datas de início e conclusão do projeto. Como a metodologia trabalha com etapas previamente discutidas, é possível saber quando o seu ERP ficará pronto e que estrutura ele seguirá, o que aumenta a previsibilidade de todo o projeto.
Todavia, não há só vantagens em apostar no Waterfall. A metodologia, além de levar a projetos mais dispendiosos, também tem grandes chances de entregar para a sua empresa um projeto obsoleto. Isso acontece porque nenhuma mudança pode ser feita no escopo uma vez que o desenvolvimento foi iniciado.
Como melhorar a gestão operacional da empresa?
O uso de um ERP é estratégico em qualquer tipo de negócio. Os sistemas de gestão melhoram o funcionamento de empresas, ampliam o seu potencial produtivo e simplificam processos.
As boas práticas de gestão da atualidade indicam o ERP como uma ferramenta indispensável para registrar, compilar e sistematizar os dados que servirão de apoio à tomada de decisão dos diretores das empresas, ao lado do CRM para uma gestão mais eficaz e otimização da experiência dos clientes com a marca de sua empresa.
O sucesso da implantação de ERP dependerá diretamente do comprometimento de todos os profissionais envolvidos na iniciativa. A metodologia utilizada pelo fornecedor, a aderência a prazos, a integração do sistema aos requisitos do cliente e a organização utilizada são fatores críticos dessa empreitada.
Gostou de entender quais fatores influenciam nos projetos de implantação de ERP? Quer ver o seu negócio adotar essa tecnologia com sucesso? Fale agora mesmo com um de nossos consultores e descubra como podemos ajudá-lo!
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