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A escolha da consultoria certa alinhada à equipe interna faz com que todas as etapas da implantação de um ERP se tornem muito mais efetivas, e menos custosas – em tempo e dinheiro. Listei cinco principais razões que aumentam o custo de um ERP, seja na implantação, transição de ferramenta, melhorias/manutenção ou ao longo do uso.
1 – Implantação desalinhada das estratégias da companhia
Ao ser implantado, o ERP precisa estar direcionado ao negócio, às estratégias da companhia e deve ser a ferramenta que tem mais aderência aos processos da empresa. Isso pode ser mapeado por uma consultoria, que, com esse panorama em mãos, vai explicar os benefícios, resoluções ou mesmo inadequações do Dynamics AX para a gestão do seu negócio, por exemplo.
Depois de decidido por “qual” optar, chega a parte do “como”. Mas nem só a estratégia da empresa influencia nessa decisão. Para isso, sempre sugerimos a participação de usuários-chave – uma espécie de comitê que irá participar não só dessa decisão inicial como durante todo o processo de desenvolvimento.
Eles podem ser gerentes, colaboradores com mais tempo de empresa ou mesmo aqueles mais resistentes a mudanças. Assim, eles podem ajudar e até multiplicar o conhecimento, além de evitar a sensação de mudanças top-down.
Isso é essencial para que ao longo da implantação e melhorias o ERP não tome rumos diferentes, ou que as prioridades se tornem outras e a dedicação deixe de ir para o que realmente importa. Por isso sempre procuramos entender também as dores do cliente, suas frustrações anteriores com outros ERPs e suas necessidades atuais. Assim, adequamos, juntos, a melhor maneira para prosseguir com a implantação, encabeçada pela tática corporativa.
2 – Processos engessados ou indefinidos dentro da companhia
Para a implantação de um ERP nenhum extremo é bom, especialmente falando em reduzir custos. Nem ter processos engessados, considerados como imutáveis, nem indefinidos e sem padrão. Mas por quê?
O ERP é uma solução pré-moldada, cujos especialistas levaram anos e anos de muito estudo para construir de maneira estratégica para quase toda empresa – quase, pois pode haver variações de negócio. Sendo assim, a partir dela a consultoria identifica as necessidades da empresa, o que é realmente necessário desenvolver além da estrutura-base, e adequa ao ambiente.
É um dos papéis da consultoria mapear os processos e realizar um estudo de implantação que vise adequar os processos internos das empresas aos estabelecidos pelo ERP – além de poder remodelar os processos do ERP com as peculiaridades dos processos da empresa.
Criar processos somente para se adequar ao modo como os usuários estão acostumados a trabalhar não é viável. Por isso, desapegue dos seus processos. Esteja aberto aos padrões de um ERP.
3 – Customizações em excesso
Antes da implantação de um ERP ou mesmo na transição de uma ferramenta é normal que as áreas e seus colaboradores tenham de se adaptar a novos processos. Algumas das antigas práticas podem ser estratégicas para o negócio e serão adaptadas dentro do ERP para tornar métodos mais efetivos, como expliquei um pouco no item 1.
Na hora de implementar, uma boa dica é refletir sobre esses pontos:
- Ao pensar em um desenvolvimento dentro do ERP, a customização vai agregar valor aos processos da empresa?
- Qual será o impacto financeiro?
- Qual será o resultado (previsto) a longo prazo?
Uma boa prática é tratar tudo o que for muito específico como um sistema satélite, uma ferramenta externa e integrada ao ERP – como, por exemplo, um CRM para a área comercial, sistema de controle de aluguel de máquinas e equipamentos ou um software para gestão de frotas, se for o caso.
Procuramos sempre ouvir o cliente e, inclusive, adequar o ERP sistemas que ele já está acostumado, ou então, sugerir mudanças de acordo com o nosso conhecimento.
4 – Usuários despreparados para a implementação
Durante a homologação e Go-Live, os colaboradores farão procedimentos diferente da maneira que estavam acostumados, o que pode gerar certo desconforto e resistência, além de prolongar o resultado esperado. Por isso é importante que esteja extremamente claro para eles os objetivos da empresa e a razão pela qual mudanças estão acontecendo.
Uma boa estratégia para esse momento na empresa é investir em uma estratégia de endomarketing.
Agora você pode estar se perguntando “Investir? Não estávamos falando em reduzir custos? ”. Sim, mas neste caso, essa estratégia de comunicação impulsionaria o objetivo geral. O que mobilizaria todos os envolvidos, motivaria as equipes e garantiria adesão do novo sistema muito mais rápido.
5 – Escopos complexos
Definido o objetivo geral, quando o escopo é focado, tudo fica muito mais fácil de administrar ao longo da implantação, inclusive a verba investida. De acordo com a estratégia, costumamos “fasear” os projetos, ou seja, separá-lo por etapas.
Por exemplo, a empresa deseja ter mais controle dos custos e orçamentos por área. Por etapas buscamos: otimizar a gestão de estoque; permitir a administração maior controle do orçamento definido para cada área; gerir, com base em dados, minha equipe de armazém e produção para fazer melhor uso da matéria prima, entre outros.
Pensada para cada área, a ideia do “faseamento” é alcançar o objetivo geral por meio de todas as esferas da empresa.
Em cada um dos cinco itens acima está a diferença entre “instalar” e “implantar” um ERP.
Quem atua para implantar preocupa-se com cada um desses tópicos e age para alinhar a usabilidade com o objetivo dos negócios. Quem apenas instala costuma aplicar uma estratégia muito voltada para o usuário final, minimamente para o escopo do projeto, muitas vezes seguindo com projetos que não darão o retorno esperado.
Gostou dos motivos que aumentam o custo de um ERP? Se tiver alguma dúvida, mande a sua pergunta nos comentários abaixo!
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