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Alguns projetos de ERP custam mais do que o planejado e demoram mais tempo do que o previsto para serem implementados, mas nem sempre geram os benefícios esperados pelas empresas. Isso ocorre porque muitas organizações têm dificuldade em definir e medir os resultados de uma implantação.
É muito importante lembrar que um projeto de sucesso não apenas se aproxima do preço e do tempo de implantação previstos, como também oferece benefícios tangíveis à empresa. Embora o ROI seja uma boa ferramenta para tomar decisões relativas a implementação e medir os seus resultados, essa técnica pode ser associada a outros métodos de avaliação para garantir a satisfação de todos os envolvidos com a implementação e uso do ERP. Sendo assim, a outra maneira de avaliar esses benefícios é medir a performance do ERP através da definição e aplicação de indicadores.
Infelizmente, muitos projetos de ERP não utilizam indicadores (KPIs – Key Performance Indicators) de maneira eficaz. No entanto, os KPIs são muito importantes para alinhar os objetivos da empresa, definir como eles serão atingidos e prever quando eles serão realizados.
Veja alguns exemplos de KPIs para projetos de ERP:
• Duração do projeto;
• Custo real da implementação X Custo previsto;
• Tempo de execução de processos X Tempo de execução de processos otimizados;
• Custos com integrações X Custos com estrutura atual
Esses indicadores são apenas exemplos que podem evidenciar de modo numérico e/ou gráfico o sucesso da implantação de ERP, mas é preciso também definir KPIs de acordo com os setores e processos específicos de cada empresa. A organização, junto aos consultores que realizarão a implementação, deve desenvolver métricas para medir a eficiência operacional antes e depois da implantação do ERP.
No mercado de ERP, é possível observar que as empresas gastam em média 4% da sua receita anual para adotar um novo ERP, sendo que esse custo se refere ao projeto de implementação e não aos custos de manutenção. Por exemplo, a receita anual de uma empresa é de R$ 80 milhões e os seus diretores identificam a necessidade de um novo sistema e, com isso, a implementação custa em média R$ 3,2 milhões. Contudo, a maioria das organizações não utilizam métricas, fazem benchmark, otimizam os processos ou tangibilizam os benefícios oferecidos pelo software.
Isso ocorre porque a maioria das companhias querem que a implantação seja feita o quanto antes ou não conseguem extrair dados do sistema antigo. Por outro lado, algumas tem recursos para fazer esse tipo de análise, mas não acreditam que seja um fator importante para o projeto.
Além disso, outros KPIs devem ser determinados, seja para a otimização dos processos implementados ou monitoramento da empresa pós “Go-Live”. Esse último também vale para a implementação e integração de softwares de CRM e business intelligence. Veja a seguir alguns exemplos:
• Custos e movimentação de estoque
• Taxa de retorno
• Taxa de entrega dos pedidos
• Tempo médio de contas a receber
• Período do pedido até a entrega
• Receita por conta
• Lucro por conta/unidade de negócios/localização
• Média de chamados por representante de atendimento ao cliente
• Precisão da previsão de demanda
Todos os indicadores que mencionamos anteriormente ainda têm diversas vantagens durante a implementação, como determinar quais fases do projeto são prioridade, justificar custos com customização e integração e, por fim, definir relatórios e estratégias de business intelligence.
Como definir as métricas e KPIs do meu projeto de ERP?
A inove faz estudos de implantação e oferece consultoria para entender todas as necessidades da sua empresa. Ao identificar e otimizar os seus processos, ajudamos a desenvolver as métricas e KPIs para o projeto e para a sua operação. O nosso foco e que os nossos clientes tenham o melhor aproveitamento possível com o Microsoft Dynamics AX.
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