Gestão de estoque na agricultura: confira aqui as melhores práticas
Como já comentamos anteriormente, é comum as empresas optarem pela troca de software de ERP apenas quando o projeto representa uma urgência. As organizações esperam a ferramenta se tornar inutilizável ou não ter mais suporte do fornecedor para, aí sim, tomar uma atitude.
Um dos motivos que levam a essa situação é o medo que os gestores têm de que o projeto fracasse e acabe resultando em mais prejuízos do que benefícios para a empresa. Existem diversas pesquisas que também citam como razão fatores como alto índice de fracasso em implementações de ERP, baixo número de empresas que atingem ROI nesses projetos, entre outras coisas.
Por outro lado, decisões tomadas com urgência e baseadas em medo podem ser um dos fatores que levam um projeto ao fracasso. Para minimizar esses riscos, listamos abaixo três dicas que podem ser aplicadas à sua implantação de ERP. Confira agora mesmo.
1. Elabore um planejamento eficiente
Como qualquer processo a ser iniciado, um planejamento na implantação de ERP é essencial para evitar riscos desnecessários. É preciso que o gestor da empresa saiba os reais motivos que levam a organização a adotar o sistema. Além disso, é importante entender como exatamente a organização se situa no momento da implantação para conseguir otimizar os processos de maneira eficiente. Com o planejamento, tudo relacionado à implantação de ERP, da definição de objetivos ao estabelecimento de metas, deve ficar claro.
O ideal é que as metas comecem a ser estabelecidas com base no diálogo entre todos. Decisões que não levam em conta parte significativa da organização tendem a soar autoritárias e causar insatisfações. Abrir o processo de implantação de ERP para diálogo não significa lidar com a possibilidade de abrir mão da ferramenta. Pelo contrário, ouvir os outros colaboradores, assim como em qualquer outro processo numa organização, pode contribuir para que outros fatores sejam considerados a fim de evitar erros, diminuir riscos e criar metas adequadas para todos.
Um dos fatores essenciais para se ter consciência dos benefícios da implantação de ERP numa empresa é também estabelecer métricas adequadas. Ao colocar na mesa a possibilidade de medir resultados, não só o aprendizado para toda a equipe pode ser maior, como também a as chances de melhorar o desempenho da ferramenta a longo prazo é muito grande. As métricas são essenciais para quem sabe que não basta implantar um sistema. É preciso estar disposto a acompanhar o desempenho dessa ferramenta no dia a dia do trabalho e como os colaboradores lidam com ela.
2. Entenda como o ERP beneficiará a empresa
Adotar uma ferramenta numa empresa pressupõe que já existe um conhecimento profundo sobre as necessidades da própria empresa. Por mais que um consultor ajude a pensar na aplicabilidade da ferramenta, é importante que, inicialmente, a ideia parta de uma identificação de necessidades do gestor porque ele é quem, a princípio, entende melhor sobre a organização.
É provável que, nesse processo, você perceba a necessidade de começar seu planejamento visando alavancar os negócios. Se uma instituição se concentra na tecnologia, ela corre o risco de negligenciar fatores essenciais para o sucesso do novo sistema de ERP, como a reestruturação dos processos de negócio e a gestão da mudança organizacional como um todo.
Por outro lado, projetos com foco em alavancar negócios têm maiores chances de sucesso porque se concentram em trazer resultados para a empresa. Como o ERP é um software complexo, é muito fácil se prender nos aspectos técnicos.
Há também aspectos que parecem muito técnicos, como o Change Management, mas não são. Esse é, na verdade, um dos fatores que mais influenciam no sucesso de uma implantação. Embora ter um sistema otimizado e funcional seja essencial, o mais importante é que a empresa funcione com uma gestão em sintonia com a ferramenta.
Afinal, ele será operado por pessoas que precisam ser receptivas à mudança e treinadas para executar os novos processos. Se os colaboradores não veem a troca de ERP como uma mudança positiva, maiores serão as chances de resistência ao software. Consequentemente, essa situação pode gerar gastos causados por uma interrupção nas operações da empresa. Portanto, escolha uma consultoria que avalie o preparo da instituição e saiba mudar a maneira como a sua empresa vai se gerir com essas novas possiblidades. Infelizmente, não é possível eliminar todos os riscos de um projeto de ERP.
3. Escolha uma consultoria, um treinamento e responsáveis para cada tarefa
Procure por uma consultoria que, além de aplicar o sistema com qualidade, saiba fazer com que ele funcione a favor do seu negócio e das suas estratégias. Se a empresa não tem experiência em planejamento, reestruturação de processos, gestão de mudança organizacional e outros fatores de sucesso, a consultoria deve fazer esse papel. Além de orientar sobre o passo a passo do projeto, a empresa também pode oferecer o serviço de estudo de implantação, que ajudará no planejamento.
Isso não descarta a necessidade de treinamento quando o sistema já estiver funcionando na empresa. Afinal, lidar com a ferramenta no dia a dia exige habilidades e conhecimentos específicos. Não se trata exatamente de amenizar riscos na implantação, mas com certeza será benéfico para a empresa a longo prazo. Tanto quanto deixar definido, entre colaboradores da própria empresa, as responsabilidades em relação à implantação de ERP.
É imprescindível que os diversos setores que compõem a organização tenham responsáveis específicos para que, ainda que a consultoria faça o grosso do trabalho, esses profissionais possam acompanhar todas as etapas que tenham a ver com seu setor.
As dicas acima são uma base para iniciar uma implementação de sucesso. O conteúdo da Inove visa ajudar o cliente a entender o processo de aplicação de um ERP como o Microsoft Dynamics AX. Além de oferecer esse serviço, nós também oferecemos estudos de implantação, treinamento, recuperação de projeto e Change Management.
Se você quiser saber mais sobre implantação de ERP, inovação e assuntos relacionados nos quais a Inove é especialista, recomendamos a leitura do nosso artigo com 5 recomendações para a implantação de um centro de serviços compartilhados eficiente.
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