A cada dia, mais e mais empresas estão descobrindo os benefícios de contar com um sistema integrado de gestão, como o ERP (do inglês Enterprise Resource Planning).

Um ERP é um sistema de informação que reúne todos os processos e dados de uma organização, desde as finanças até os recursos humanos. Isso possibilita o armazenamento e a automação de todos os dados do negócio.

Porém, muitos gestores ainda confundem instalação com implantação de ERP. Essa pequena confusão pode acabar tendo grandes reflexos na prática, pois, sem as informações certas, o efeito pode ser contrário. Em vez de arrumar a casa e te dar mais tempo para focar no negócio, o ERP pode se tornar um problema caso você não saiba como introduzi-lo na organização.

Já sabe qual é a diferença entre instalação e implantação de ERP? Não se preocupe: vamos responder a essa e outras dúvidas a partir de agora.

Instalação x Implantação de ERP

Esclarecer essa diferença é bem simples, na verdade. A instalação do sistema nada mais é do que a parte mecânica da operação, ou seja, significa literalmente comprar e usar as funcionalidades disponibilizadas pelo ERP, sem se preocupar se ele atenderá ou não às principais necessidades de sua empresa. Um exemplo disso ocorre quando pequenas empresas assinam um ERP na nuvem que não permite personalização de campos, criação de fluxos de automação ou integração com outros sistemas. Outro exemplo seria quando grandes corporações passam a realizar tarefas que poderiam ser automatizadas de maneira manual, por desconhecerem as possibilidades que o sistema que utilizam oferecem. Essa tarefa de instalar um ERP quase sempre é realizada sem a participação de uma consultoria de TI ou apenas com o apoio de uma empresa de TI com pouco conhecimento sobre o negócio e as necessidades dos clientes.

A implantação de ERP, por sua vez, é um processo muito mais amplo. Para realizá-la, a empresa passa por diversas etapas, como:

  • Mapear os processos mais críticos e estratégicos para a rotina de sua empresa e aqueles que são apenas desejáveis ou que podem ser realizados por programas específicos que se integrem com seu futuro ERP;
  • Identificar o sistema de gestão empresarial mais adequado e que possua maior possibilidade de adaptação às necessidades de seu negócio;
  • Compreender os benefícios e analisar as vantagens que o sistema pode trazer especificamente para a sua organização estabelecendo o Retorno possível sobre este investimento (ROI);
  • Escolher uma consultoria de TI especializada na revisão e estruturação dos processos na nova ferramenta;
  • Definir (em conjunto com o fornecedor e a consultoria) como a implantação será feita, suas etapas e adequação do cronograma aos prazos estabelecidos para o projeto;
  • Criar um plano de adoção do novo sistema envolvendo os usuários;
  • Monitorar, corrigir e otimizar o que for necessário, se possível, criando um plano de suporte e melhorias contínuas para o ERP.

Quando implantar um sistema ERP

Na maioria das vezes, as empresas optam por implantar um sistema ERP quando estão com dificuldades em relação ao acesso das informações ou quando precisam integrar os diferentes setores e sistemas. Outro tipo de situação ocorre quando a empresa está em expansão e precisa organizar e automatizar os processos para crescer de forma sustentável.

Se você ainda tem dúvidas quanto à implantação de um ERP no momento atual da sua empresa, experimente responder às questões a seguir:

Controle

Qual é o número exato de produtos no seu estoque atual? Quais produtos estão sem giro há um tempo considerável? O estoque está alto demais? Quais são os produtos e serviços rentáveis e quais estão dando prejuízo? Qual é o seu custo de manutenção do estoque? Quais são os níveis mais adequados para cada produto?

Custo-benefício

Quanto dinheiro sua empresa perde por não controlar todas as informações? Quanta verba você tem disponível para investir em processos? Quanto sua empresa economizaria se otimizasse a gestão?

Financeiro

Quais são exatamente as contas a pagar e a receber a curto prazo? E em médio e longo prazo? Como está a organização do seu fluxo de caixa? Existe um controle diário? Você consegue planejar os recebimentos, pagamentos, compras e vendas?

Informação

Você tem acesso a informações atualizadas e confiáveis sem precisar acionar uma série de pessoas, consultar várias planilhas ou sistemas ou ter que agendar reuniões com os responsáveis de cada área? De quantas pessoas você depende para obter informações? Você perdeu alguma venda ou deixou de atender um cliente com perfeição nos últimos tempos por falta de informação ou falha nos processos internos?

Qualidade

Sua empresa cumpre os prazos de entrega? A organização entrega exatamente o que vendeu? Quando tempo é gasto desde a venda até o recebimento do produto? Os atuais custos com as operações de sua empresa podem ser facilmente apurados e comparados com novas cotações possibilitando uma redução nestes valores?

Se a sua empresa tem dificuldades em responder a qualquer uma das questões acima, sem dúvida está na hora de implantar um bom sistema ERP. Quanto mais tempo esse processo levar, maiores serão os desencontros de informação, podendo causar sérios prejuízos.

Razões para implantar um ERP

Agora você já conhece alguns “sintomas” que demonstram que uma empresa precisa de um novo ERP, vale a pena entender melhor como um sistema integrado de gestão pode ajudar nas diferentes áreas, como a administrativa, comercial e financeira:

Mais qualidade e quantidade de dados

Dados e informações são fundamentais para qualquer empresa que não queira basear suas estratégias em simples especulações. Um sistema ERP aumenta a quantidade e a qualidade das informações, além da própria confiabilidade.

Menos retrabalho

Um trabalho feito duas vezes ou feito de forma redundante desperdiça um dos recursos mais valiosos da sua empresa: o tempo de seus colaboradores. Ao evitar que duas pessoas tenham que inserir um mesmo dado em um sistema ou processo, por exemplo, você evita muitos erros, aumenta o controle e otimiza o tempo gasto.

Mais automação

Um sistema ERP permite eliminar diversos processos manuais, proporcionando mais velocidade e agilidade na execução das tarefas.

Mais padronização

Por meio da padronização de procedimentos operacionais, um sistema integrado de gestão melhora o fluxo das informações, a qualidade dos serviços e a produtividade da equipe, economizando mais uma vez o tempo investido nas tarefas.

Melhores decisões

Esse é um dos maiores benefícios de contar com um sistema integrado. Ao ter todas as informações necessárias — e confiáveis — em mãos, uma empresa pode analisar os dados e tomar decisões de forma muito mais rápida e segura. Isso agiliza o atendimento e melhora a relação com todos os parceiros.

Menos desperdício

A partir de dados precisos disponíveis para análise, você ganha a oportunidade de economizar dinheiro e tempo. A duração e quantidade das reuniões, por exemplo, pode ser bem menor. No longo prazo isso faz uma enorme diferença na produtividade e, consequentemente, nos resultados.

Erros e dificuldades mais comuns na implantação

A implantação de um ERP traz uma série de vantagens, mas o processo também pode incluir algumas dificuldades. Veja a seguir os erros mais cometidos:

Cálculo errado

Para não errar no cálculo dos custos relativos à implantação de um ERP, é preciso considerar as licenças do software, investimentos em hardware, treinamento, consultoria e ajustes após a implantação. Caso tenha dúvidas de como realizar este cálculo corretamente, pode contar com o apoio da Inove, basta enviar uma solicitação aqui pelo site ou entrar em contato conosco.

Não prever atualizações

Mesmo após a implantação, o sistema continua evoluindo com os processos da empresa ou até com mudanças na legislação que gerem novas obrigações para os seus negócios. O fornecedor pode incluir recursos e corrigir falhas, por exemplo. Infelizmente, muitas empresas não preveem esse acompanhamento e não designam uma pessoa responsável ou contratam um serviço de suporte para realizar esse tipo de atualização.

Envolver somente a equipe de TI

Esse é um erro bastante comum: muitas empresas acham que o ERP é um assunto que só tem relação com a área de TI e com o Financeiro da empresa. Porém, na prática, o envolvimento de outros departamentos na implantação é fundamental para que o sistema possa integrar a gestão e facilitar o trabalho de todos.

A implantação de um sistema ERP traz uma série de benefícios para as empresas: melhora a organização das informações, economiza recursos como tempo e dinheiro, apoia a tomada de decisões, facilita o controle de estoque, entre diversos outros fatores. No fim das contas, a empresa ganha eficiência, os colaboradores aumentam sua produtividade e os clientes e fornecedores recebem muito mais atenção.

E então, sua empresa já está se preparando para implantar um sistema ERP? Quais são as dúvidas que você ainda tem? Deixe um comentário e conte para nós!