Criar um modelo de gestão orçamentária para a empresa é sempre um desafio. E durante um momento de crise econômica – como o que estamos vivendo no Brasil – guiar um negócio sem esse modelo torna muito mais difícil saber para onde ele está indo. Por isso, empresários e gestores precisam se conscientizar de que o planejamento financeiro tem de acontecer, e essa é a melhor hora para definir os próximos passos.

Para isso, trago algumas sugestões práticas de gestão que facilitam a tomada de decisões durante esse período complexo para a companhia – mas que pode ser facilitado com a utilização de um ERP. Neste artigo, darei alguns exemplos usando o Dynamics AX, da Microsoft.

 

Passado x futuro devem ser avaliados na gestão orçamentária

É preciso avaliar a orçamentação da empresa e fazer uma revisão de custos. O departamento financeiro pode solicitar aos demais setores quais as despesas previstas para o resto do ano e mesclar com o histórico anterior de gastos.

O Dynamics AX gera esse tipo de dados automaticamente, estando sempre disponível para consulta. Assim, é possível combinar informações e gerar uma previsão de acordo com bases históricas versus números colhidos.

 

Revisão de valores por área

Como a seção financeira de um ERP é normalmente restrita, fica difícil para gestores de outras áreas atualizarem valores diretamente no sistema. Mas no caso do AX, ele tem uma grande facilidade: o upload de uma planilha em Excel – basta estar no formato correto.

Assim, a controladoria manda o documento a ser preenchido pelos demais setores e, ao subir as informações no ERP, ela tem condições de agrupar dados, realizar as análises, e saber se a empresa pode arcar com aquilo que está descrito.

Se estiver tudo ok, ótimo! Caso necessário, o que pode ser feito a seguir é uma reunião com outros gestores apresentando a proposta para redução de gastos. Uma dica valiosa é também avaliar se as vendas estão muito baixas e pensar em estratégias para mudar esse cenário.

 

Necessidades do dia a dia

Essas são as grandes vilãs da rotina de uma corporação: as necessidades imprevistas. Pequenos gastos diários, que se tornam primordiais mesmo sem estarem planejamento.  No geral, especialmente sem um ERP, esses valores só são descobertos em um balanço mais complexo no futuro, chegando a demonstrar rombos e comprometer a renda destinada a outros projetos.

Neste caso, o AX é um grande aliado, visto que monitora se as coisas realmente estão acontecendo dentro do previsto. Se for algo supérfluo, deixa de ser feito. Se for imprescindível, os parâmetros fornecidos pelo sistema possibilitam um replanejamento, remanejando investimentos.

Um dos grandes problemas que as companhias enfrentam é que como não têm acesso rápido à informação, não conseguem saber, naquele momento, se o custo da ação está dentro ou fora do budget. Com o AX é diferente, os relatórios estão sempre lá para acesso do CFO, diretores ou para os departamentos de interesse, aliás, o sistema de gestão empresarial te avisa se está dentro do esperado para a empresa.

 

Auditoria das transações

Como nem todas as empresas têm esse controle minucioso, vou direcionar o conteúdo às que já usam ou pretendem usar o ERP Dynamics AX 2012.

Ele consegue – uma vez que todas as transações tenham nota fiscal de entrada e saída, requisições de ordem de compra, etc. – habilitar uma auditoria, e dizer em tempo real se a área está comprometendo o orçamento corporativo. É possível alertar e até mesmo bloquear as transações (em um modelo mais agressivo).

 

Ainda não tenho um ERP. E agora?

Em um momento de crise pode parecer ironia investir em um ERP. Mas considerando que a ferramenta traz dados de forma clara e consistente, pode valer muito mais do que a “pena” contratar.

Sobreviver a um período desses é muito, mais muito mais difícil às cegas. A minha dica é: se sua empresa ainda não tem nenhuma ferramenta, nenhum sistema de gestão em tempo real, confiável, contrate uma consultoria para atravessar a instabilidade com um número que te diga ao menos o que fazer, porque informação nunca é demais.

Com tudo isso, quero dizer que, seja como for, o mais importante é manter o foco financeiro. Aquele definido lá no planejamento. Claro que um ERP contribui muito mais para esse controle, mas se essa não for a melhor opção agora, ao menos tenha a certeza de que todas as áreas estão caminhando para alcançar o mesmo objetivo.

Isabel Monteiro é especialista em Gestão Financeira e Diretora de Relacionamento com Clientes da inove.

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