Imagine a cena: você está prestes a fechar um acordo fundamental para a sobrevivência do seu negócio no longo prazo, mas não consegue encontrar um documento necessário à transação. Por sorte, depois de muito estresse e desperdício de tempo, um funcionário consegue localizar o papel.

E se o desfecho tivesse sido outro? Prejuízo na certa! É para evitar esse tipo de problema que existem as soluções de GED, sobre as quais trataremos neste post.

Documentos perdidos nunca mais

GED é a sigla para gerenciamento eletrônico de documentos, prática cada vez mais adotada em empresas de todos os tamanhos.

Trata-se do uso de tecnologias capazes de armazenar, indexar e garantir a segurança, a consulta e o compartilhamento de arquivos, eliminando o papel e outras mídias físicas sujeitas a perda, extravio ou efeitos da passagem do tempo.

O gerenciamento eletrônico serve para lidar com todo tipo de imagens, sons e vídeos, que são convertidos em formatos digitais e ficam disponíveis em rede, de forma segura e prática, mediante a adoção de um software em nuvem acessado via internet.

Nas grandes corporações também é comum o uso de um software especializado de GED, aliado a servidores internos mantidos e atualizados pela própria empresa. Devido ao alto custo dessa operação, ela não costuma ser uma opção viável para pequenos e médios negócios.

Principais vantagens do gerenciamento eletrônico

Redução nos custos

O gerenciamento eletrônico gera economia de espaço físico, pondo fim às intermináveis gavetas cheias de documentos impressos. Além disso, o custo com impressões desnecessárias cai drasticamente, devido à consulta e ao compartilhamento virtual.

A empresa também pode eliminar a contratação de pessoal para gerenciar os arquivos, sem mencionar a economia de tempo de todos os colaboradores que precisam lidar com documentos em seu dia a dia.

Organização e segurança

Documentos em papel costumam ser armazenados, no máximo, em ordem alfabética, sem a possibilidade de indexações mais sofisticadas. Ao contrário, o gerenciamento eletrônico permite a criação de palavras-chave, estabelecendo categorias e correlações entre arquivos e facilitando a rápida pesquisa de qualquer tema.

Ao mesmo tempo, as técnicas de GED aumentam consideravelmente o grau de segurança dos arquivos da empresa. Esqueça os documentos corroídos pelas traças e as pastas perdidas. Além disso, as versões eletrônicas podem ter acesso limitado, com regras de sigilo e acesso definidas estrategicamente.

Ganho de produtividade

Quando um funcionário passa horas tentando encontrar um documento perdido ou extraviado, ele está literalmente jogando fora o dinheiro da empresa.

Quando o arquivo não é localizado, o prejuízo pode ser bem maior, seja em causas trabalhistas, por exemplo, seja em contratos importantes que deixam de ser fechados.

Como implantar soluções de GED

Agora que você já compreende os potenciais benefícios do gerenciamento eletrônico, resta saber como colocá-lo em prática.

O primeiro passo é selecionar e coletar todos os documentos que devem ser digitalizados.

Em seguida, tem início a fase de digitalização, na qual os arquivos são escaneados e convertidos em diversos formatos eletrônicos.

A terceira etapa de implantação das soluções de GED corresponde à organização, ou seja, à indexação de todos os documentos a partir dos filtros escolhidos pela empresa: nome, extensão, data, descrições técnicas, códigos e outras referências que facilitarão a consulta.

Finalmente, depois de toda a organização, devem ser estabelecidas as normas de acesso e confidencialidade.