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A iniciativa de implantar um ERP, como o Microsoft Dynamics AX, é um divisor de águas dentro da sua empresa. Integrado, moderno, eficiente e organizado, o sistema é a solução em produtividade e redução de custos, além de trazer outros benefícios para o seu negócio. Por isso, sua implantação deve ser minuciosamente calculada e planejada.

Mas e se seu ERP não foi implantado da maneira correta? O resultado pode ser bem diferente. Para evitar essa situação, nós relacionamos erros como planejamento mal feito, mudanças desnecessárias, projeto engessado ou equipe despreparada.

Esses são os mais comuns na implantação de um ERP e que até o Dynamics AX está sujeito. Veja abaixo como é possível solucioná-los:

1. Antes de tudo, você precisa saber: calma, tem solução!

Um ERP mal implantado pode ser recuperado? Sim, depende da situação. Em casos menos urgentes, serviços de recuperação de projeto conseguem salvar completamente o ERP, com um valor que não transforma a resolução do problema em um obstáculo quase que intransponível do ponto de vista financeiro. Mas, para isso, é preciso uma empresa confiável, eficiente e com experiência em recuperação de projetos. Consultar os cases e histórico da empresa nesses processos, pode ser um bom critério de escolha da consultoria antes de fechar negócio.

2. Planejamento mal alinhado

“Falhar no seu planejamento é planejar a sua falha”, disse o lendário treinador de basquete universitário e um líder de reconhecimento mundial, John Wooden. O planejamento é o primeiro passo para o sucesso do ERP. Ao procurar uma empresa que irá implantá-lo ou corrigir a implantação anterior, o cliente deve ter em mente as etapas mais prioritárias a serem entregues primeiro, as necessidades que o sistema irá atender em cada área da empresa e como as entregas podem ser faseadas por milestones.

O bom planejamento é o primeiro passo para evitar um ERP mal implantado. Uma boa estratégia preventiva é montar uma equipe com as pessoas certas, com os usuários chave de cada área. Ao reunir todos os profissionais envolvidos no processo, você tem um diálogo produtivo em prol da evolução do sistema.

Lembre-se: selecione com atenção. Unir pontos de vistas não envolvidos ou que não estão alinhados com a estratégia da empresa não é estratégico. Com opiniões e análises mais assertivas, todos poderão confirmar a efetividade do sistema e “bater o martelo” no planejamento.

3. Mudanças não planejadas

Solicitar mudanças drásticas nos projetos de ERP só podem encarecer o custo do sistema e até resultar num fracasso da implantação. Por exemplo, alguns processos já são definidos pelo próprio sistema com base nas melhores práticas do mercado, mas caso sua empresa precise que ele seja completamente customizado e redefinido, isso pode causar atrasos no cronograma do projeto e alterar como aquele processo interage com os demais no ERP, ou seja, muitas customizações e alterações que poderiam ser evitadas com uma readequação dos processos internos, acabam alterando demais o projeto inicial.

Sem um bom estudo de implantação, uma boa definição do escopo do projeto e um planejamento correto, não há como o seu ERP atender às expectativas iniciais. Essas mudanças, por menores que sejam, podem custar caro ao seu orçamento.

4. O ERP não atende aquilo que preciso

Quase sempre a mudança de um ERP está ligada a necessidade de revisões de processos da empresa, ampliação de suas atividades, interligação de matriz e subsidiárias, melhoria em sua governança empresarial e aumento da eficácia e produtividade de seus recursos. Um sistema que não executa atende a essas funções estratégicas é praticamente um elefante branco, bonito de se ver, mas sem uma aplicação prática para a empresa. O resultado é um grande investimento jogado fora!

Para evitar esse erro, antes de pensar em buscar a mais alta tecnologia, foque na solução que a sua empresa precisa. A pergunta que você deve fazer é “como o Microsoft Dynamics AX pode ajudar a evoluir o meu negócio?”. Com a resposta em mente, volte para o planejamento.

5. Não basta implantar, precisa saber usá-lo

Preparar e orientar os profissionais a utilizar o Microsoft Dynamics AX implantado é o último e talvez o mais importante dos passos em uma implantação. Possuir um sistema otimizado, funcional e que atenda às necessidades da sua empresa é importante, porém se não contar com colaboradores receptivos às mudanças e bem treinados para executar todos os processos, não surtirá efeitos positivos.

Lembre-se: profissionais resistentes ou mal treinados podem prejudicar toda a equipe e ainda gerar custos desnecessários para sua empresa.

A solução nesse caso é dar prioridade à Gestão de Mudança Organizacional (Change Management) e treinamento antes do “Go-Live”. Com uma equipe capacitada, a execução dos processos da sua empresa será muito mais ágil e os resultados mais satisfatórios.

Essas são apenas algumas dicas para evitar que situações como as citadas acima possam resultar num sistema ERP mal implantado. Nosso objetivo é mostrar que elas ocorrem e que, num momento de crise, é preciso permanecer calmo para encontrar as melhores soluções para os seus problemas.

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